La Universidad Monash de Melbourne ha firmado un acuerdo con Unit4, que brindará apoyo de gestión integral para sus subvenciones y contratos por valor de más de 300 millones de dólares australianos al año.
En asociación con el distribuidor australiano y socio de implementación de Unit 4, S1 Consulting, Monash implementará tres soluciones de gestión: la aplicación de fijación de precios y costos de investigación Agresso, que se desarrolló con las universidades de Oxford y Cambridge; la gestión del premio Agresso; y las soluciones de facturación y costeo de proyectos de Agresso.
El CIO de la Universidad de Monash, Ian Tebbett, dijo que si bien la universidad había estado usando el mismo sistema durante casi 12 años, y no había problemas inminentes reales, se necesitaba un nuevo proceso y sistema de gestión para respaldar la creciente tasa de solicitudes de subvenciones.
«Sentimos que necesitábamos analizar los fundamentos de los procesos de administración y eso nos llevó a pensar que nuestro sistema actual necesitaría un reemplazo importante», dijo.
«Necesitábamos nuevos procesos, enfoques y administración para asegurarnos de darnos el mejor retorno por los esfuerzos que pusimos en solicitar y asegurar estas subvenciones en primer lugar».
La oportunidad de una revisión de los sistemas surgió por primera vez hace 12 meses cuando el anterior proveedor de soluciones de gestión informó a la universidad, que inscribe a 63 000 estudiantes cada año en Australia, Malasia y Sudáfrica, que se necesitaba una actualización, pero eso significaba que se requería un reemplazo completo.
«Lo vimos como una oportunidad para repensar lo que íbamos a necesitar a largo plazo», dijo. «A partir de esa conclusión, queríamos probar el mercado y pasamos por un proceso de RFI y seleccionamos los productos Agresso de la Unidad 4 por sus aspectos de seguimiento de la administración de subvenciones financieras».
Si bien no se espera que la revisión se complete hasta mediados de 2015, principalmente porque la universidad está esperando hasta que terminen las presentaciones de datos de excelencia en investigación a principios de 2015, Tebbett dijo que el nuevo sistema eliminará los procesos manuales existentes y traerá eficiencia.
«Queremos automatizar el proceso. En esta área hay un equilibrio entre lo que hace la comunidad académica y la administrativa. No estamos tratando de salvar la administración a expensas de presionar más a los investigadores. Lo que estamos tratando de hacer es asegurar que la comunidad de investigación pueda operar de manera eficiente», dijo.
Uno de los otros beneficios que Tebbett espera ver es una mayor transparencia y un mejor seguimiento e informes, especialmente cuando se trata de informar datos al gobierno.
“Podremos utilizar nuestros recursos administrativos para un trabajo menos rutinario y más apoyo a la comunidad académica. Esperamos tomar mejores decisiones basadas en una línea de visión más clara de lo que está pasando”, dijo.
«También esperamos satisfacer las expectativas de generación de informes a medida que surjan en el futuro, con una mayor automatización del aspecto de la integridad de los datos. Todo esto se sumará para garantizar que una mayor proporción de nuestro dinero se base en la investigación, en lugar de administrar y perseguir becas de investigacion.»
Pero los cambios dramáticos en el sistema como este, y a esta escala, no son inusuales para Monash, dijo Tebbett.
«Monash tiene un programa general de inversión en TI bastante significativo que se ha estado ejecutando durante varios años; no es inusual que nos embarquemos en un programa de esta escala», dijo.
«Durante los últimos años, hemos aprovechado la oportunidad para analizar nuestros sistemas de apoyo administrativo, de investigación y educativo. Estamos en una etapa en la que se producirán una serie de cambios en el sistema, que nos llevarán a la próxima generación».
