Cuando miramos hacia atrás a la pandemia de COVID-19, esta primavera y verano podrían verse como un punto de inflexión en la pandemia a medida que más estados comienzan a «reabrir». Pero también es el momento perfecto para hacer una pausa y pensar en cómo ha evolucionado el mundo y cómo seguirá cambiando.
En medio de la pandemia, creo que es justo decir que todos han redefinido el significado del valor y sus relaciones con las organizaciones. Tras el regreso a la “normalidad”, esos cambios continuarán.
Ya sea una feria comercial, un evento corporativo o una reunión interna, la idea de eventos virtuales o híbridos no nació de la pandemia. Sin embargo, adquirió una nueva urgencia en medio de los requisitos de bloqueo.
Muchas empresas que nunca antes habían considerado organizar un evento virtual o híbrido lo hicieron por la necesidad de mantenerse conectadas con sus clientes. Muchas organizaciones los vieron inicialmente como una opción temporal, pero después de darse cuenta del valor que brindan, dicen que continuarán ofreciéndolos en el mundo posterior a la pandemia.
Aquí hay algunas formas en que las convenciones virtuales/híbridas, los eventos corporativos, las ferias comerciales y las reuniones evolucionarán en 2021 y más allá:
1. El mismo contenido anterior ya no resonará.
La pandemia no hizo que nuestras vidas fueran más desordenadas, pero sacó a la luz precisamente cuántas reuniones innecesarias llenaban el calendario promedio. Eso plantea un problema potencial para los planificadores de eventos, ya que los posibles asistentes necesitan pocas excusas para saltarse un evento que parece poco interesante.
Entonces, no les des uno.
El contenido es el frente y el centro de cualquier evento, el único elemento de un evento que puede hacer que se destaque de la competencia. Los organizadores de eventos exitosos deben adaptar sus ofertas para superar las expectativas de los asistentes. Para hacerlo, necesitan contenido que no sea estático pero que sea algo con lo que las audiencias puedan interactuar y encontrar valioso.
2. Es importante conocer a las personas donde están.
Si bien algunos estados están reabriendo, otros estados mantienen diferentes niveles de restricciones. Además, muchas empresas mantendrán sus políticas sobre el trabajo remoto e incluso pedirán a sus equipos que limiten los viajes innecesarios.
Por lo tanto, un regreso total a los eventos presenciales podría tardar algún tiempo, lo que hace que los eventos híbridos sean una oportunidad óptima. La tecnología permite a las organizaciones llegar a los clientes que no pueden o no quieren viajar para que puedan asistir desde donde se sientan más cómodos.
Los eventos virtuales deberían ser mucho más que presentadores hablando a una cámara sin ningún compromiso entre presentadores y asistentes. Las salas de reuniones, la funcionalidad de chat y las encuestas en tiempo real son solo algunas de las formas en que los organizadores de eventos pueden incorporar a los asistentes a la conversación y ayudarlos a opinar en el transcurso del evento.
3. Los compromisos ya no son únicos.
El tiempo parece haber tomado un ritmo diferente durante el año pasado, y la rutina de 9 a 5 ya no se limita a las horas entre las 9 am y las 5 pm, aunque nunca lo estuvo.
El beneficio para los anfitriones de eventos es que ya no deben limitar la entrega de su contenido a un tiempo específico. En su lugar, pueden crear contenido que los participantes pueden consumir a pedido en un período de tiempo que funcione mejor con sus horarios.
Tanto los eventos presenciales como los virtuales deben servir como punto de partida para las campañas de crianza en curso. Por ejemplo, las organizaciones pueden tomar el contenido que crearon para el evento y entregarlo a los asistentes y otros contactos que no pudieron asistir.
4. Los datos serán mucho más cruciales.
Considere el creciente número de informes sobre la escasez de mano de obra y los informes de trabajadores que dicen que no volverán a sus antiguos trabajos.
Lo que debe quedar cada vez más claro para los comunicadores es que lo que funcionó hace 15 o 20 meses puede que ya no funcione en el mundo pospandemia. La pandemia llevó a las personas a reevaluar sus prioridades, tanto a nivel personal como profesional.
Las organizaciones deben aprovechar el poder de los datos, incluidas las encuestas previas, en tiempo real y posteriores al evento, para aumentar la comprensión de su audiencia. Como parte de ese proceso, deben comprender cuáles son las expectativas de los asistentes de un evento en particular y construir un plan a partir de ahí.
El mundo está cambiando y la pandemia demostró que ya no podemos dar por sentado el statu quo. La complacencia es la base de la irrelevancia.
El año pasado no ha sido divertido, y esperemos que no se repita pronto. Pero si lo hay, con suerte, hemos prestado atención a las lecciones de la pandemia, y hoy estamos en una mejor posición para acomodar lo inesperado.
Lauren Weatherly es la vicepresidenta sénior de marketing de la empresa global de reuniones y eventos virtuales PGi, www.pgi.com.
