No es ningún secreto que la nube ha alterado significativamente la forma en que se gestionan las empresas hoy en día. Piense en Über, Amazon y Facebook. Sin embargo, la mayoría de las empresas no se han mudado a la nube en su forma diaria de trabajar. Las empresas de nueva creación que utilizan modelos tradicionales para construir sus negocios a menudo luchan con altos costos generales, como espacio de oficina costoso y salarios y beneficios de los empleados.
Pero, ¿qué pasaría si pudiera eliminar estos obstáculos y construir una organización de alto valor al estilo del siglo XXI que brinde un mejor servicio a sus clientes, sin los costosos gastos generales?
¿Qué se necesita para construir un negocio exitoso basado en la nube? ¿Hay herramientas que pueden ayudar?
En UP ALLI, EN TODAS PARTES, hicimos precisamente eso. Construimos una agencia de marca y comunicaciones que fue global desde el primer día, conectando a casi 30 personas en todo el mundo bajo un mismo paraguas (y ahora más de 200).
Adoptamos tecnología basada en la nube y un estilo de trabajo global, lo que nos permitió colaborar, virtualmente, desde casi cualquier lugar del mundo. Ya no estábamos atrapados en atascos de tráfico tratando de llegar a la oficina por la mañana, o limitando nuestra selección de miembros del equipo a aquellos que se encontraban a poca distancia de una sola oficina. Estábamos ALLÁ ARRIBA en la nube, y EN TODAS PARTES en el suelo, cerca de nuestros clientes dondequiera que quisieran encontrarse con nosotros.
Una nueva forma de estructurar las empresas
Está claro que el futuro de las empresas de servicios profesionales está en la nube. Pero, ¿cuáles son los secretos para moverse? su negocio en la nube, o crear una nueva empresa utilizando completamente la colaboración basada en la nube? ¿Qué herramientas y sistemas son los más efectivos?
Para empezar, se trata de cómo organizas tu empresa.
Secreto #1: Estructura tu empresa en torno al cliente
En el viejo mundo (y a menudo todavía hoy), las agencias (y las organizaciones de servicios) construyeron su negocio poniendo a la agencia en el centro y rodeándose de clientes, a menudo con un poco de ego para igualar. Pero eso no significa que contrataron a los expertos adecuados para trabajar en el negocio del cliente. Tampoco fue fácil la cooperación entre varias oficinas de la red internacional, ya que cada una de esas oficinas funcionaba con un mandato de P&L (ganancias y pérdidas) separado.
En el nuevo mundo, podemos construir la agencia en torno al cliente, con el cliente en el centro y los miembros del equipo de la agencia rodeándolos. Podemos operar nuestro negocio a nivel internacional, con una cuenta de pérdidas y ganancias global, y eliminar la política entre oficinas y las luchas internas sobre quién es el «propietario» de un cliente. Podemos obtener la experiencia exacta necesaria: desde un estratega de marca en Estocolmo hasta un director de arte en Nueva York y un redactor en Londres hasta un experto en redes sociales en Boston.
Al usar la nube, los equipos virtuales pueden expandirse y contraerse, según la cantidad de trabajo que necesite el cliente, con exactamente el tipo correcto de recursos para realizar el trabajo. La agencia ya no se limita al pequeño grupo de personas que emplean en la oficina local. La nube brinda experiencia global directamente al cliente, independientemente de la geografía.
Secreto n.º 2: fomentar una comunidad unida de personas con ideas afines
¿Cómo? Desarrollando una comunidad de miembros que se apoyan unos a otros. No empleados, sino individuos que se dan cita en el marco del e-empleo. No se trata de un trabajo por cuenta propia, ni por cuenta ajena, sino de un híbrido. No es una red de subcontratación típica, ni tampoco es una red de fuentes colectivas, o peor aún, una red «independiente». Significa crear una comunidad segura, con un riguroso proceso de selección para asegurar un ajuste fuerte y una identidad común y pasión por trabajar juntos.
Con este modelo, permite la membresía solo por referencia de miembros existentes. Esto servirá como un sólido control de calidad para administrar una organización basada en la nube, sin mencionar la integridad con la que se manejará la información confidencial del cliente. Significa trabajar solo con personas que sus miembros actuales conocen y en las que confían. Y contar con un proceso exhaustivo de investigación de antecedentes para los nuevos miembros que incluya entrevistas a los candidatos de forma muy parecida a como lo hacen los procesos de contratación tradicionales. Eso también les da a sus clientes un poco de tranquilidad.
Secreto #3: Usa las herramientas adecuadas
UP utiliza una serie de herramientas basadas en la nube en nuestro trabajo diario, como DropBox, Basecamp, Skype, GotoMeeting y CRM (y COS) de HubSpot. Estas soluciones de redes basadas en la nube están diseñadas para brindarles a los miembros que necesitan acceso a la información lo que necesitan de inmediato. Son seguros y mantienen la información disponible en todas partes.
Sin embargo, una empresa exitosa basada en la nube también necesita sistemas y procesos para trabajar juntos de manera efectiva. Con el tiempo, UP ha desarrollado algunos de estos, incluido un sistema de administración de cuentas patentado para manejar la facturación, la facturación y el estado/inscripción de los miembros. Es una solución de TI personalizada basada en la nube que agiliza los procesos de contabilidad y minimiza la necesidad de un gran equipo de contabilidad, incluso cuando el tamaño de la empresa se acerca a los 200 miembros en todo el mundo.
¿Interesado en construir su negocio en la nube?
Probablemente trabajar en la nube no sea para todos. Pero para aquellos que buscan construir una organización sostenible del siglo XXI aprovechando el poder de la nube y toda la tecnología que la rodea, es un lugar mucho mejor para comenzar.
Ahora, algunas de las herramientas, métodos y procesos que UP desarrolló para administrar un negocio internacional basado en la nube están disponibles para usted. UP tiene una nueva oferta de servicios que lo ayudará a comprender:
• Cómo aprovechar la nube para hacer crecer sus equipos
• Qué características hacen un buen miembro del equipo basado en la nube
• Cómo identificar problemas potenciales en la organización del equipo
• Cómo ejecutar una cuenta global y localmente al mismo tiempo
• Qué herramientas se necesitan para la colaboración virtual
• Cómo gestionar los aspectos financieros de una empresa internacional basada en la nube
• Cómo configurar un sistema de facturación y contabilidad con facturación interna y externa en los mismos proyectos
• Lo que necesita saber sobre impuestos y leyes laborales internacionales
Además, puede obtener la licencia de un sistema de administración de cuentas personalizado que UP creó para satisfacer las necesidades únicas de las empresas globales basadas en la nube que no tienen empleados tradicionales y trabajan juntas a través de las fronteras para los clientes. Se llama Súper sistema, y está disponible para un número selecto de empresas por una tarifa de licencia razonable.
Cómo empezar
UP puede ayudarlo a resolver los detalles y crear un plan que funcione para administrar un negocio basado en la nube, incluida la licencia de SUPER System, una solución de TI personalizada solo para organizaciones basadas en la nube.
