Un lector encontró recientemente uno de mis artículos de consejos rápidos de Gmail sobre el uso de etiquetas y envió esta pregunta como seguimiento:
¿Estoy duplicando mensajes guardándolos en varios lugares? Me preocupa llenar mi casilla de Gmail, usar todo mi espacio y tener que pagar más. ¿Cómo puedo ver el tamaño de mi casilla de correo electrónico para saber si la he llenado?
Estimado lector, la pregunta sobre el tamaño tiene una respuesta rápida. Google hace que sea sorprendentemente fácil saber cuánto espacio estás utilizando en Gmail.
Simplemente desplácese hacia abajo hasta la parte inferior de su casilla de correo electrónico y verá un pequeño gráfico de barras de una sola entrada. Estoy usando un poco menos del 30 % de mi asignación de 100 GB en esta cuenta. Pago unos cuantos dólares al mes por más almacenamiento de correo electrónico. Si necesita aumentar su almacenamiento, puede hacerlo haciendo clic aquí y pagando una pequeña tarifa mensual.
Si presiona el pequeño ícono de página abierta al lado del gráfico, puede ver la página de almacenamiento de Google One. Dado que esta es mi cuenta personal, no hay mucho en el almacenamiento principal (utilizo la cuenta corporativa para eso). Pero puedes ver cómo se descompone tu almacenamiento.
Más consejos rápidos sobre Gmail:
Cómo funcionan las etiquetas
La otra pregunta de Estimado lector tenía que ver con guardar mensajes en varios lugares. Técnicamente, Gmail nunca guarda los mensajes en varios lugares. Simplemente etiqueta los mensajes con índices de etiquetas. Cuando busca en lo que parece ser una carpeta, está realizando una búsqueda inteligente para mostrarle los mensajes que coinciden con el índice de la etiqueta.
Pero, ¿qué significa todo eso?
La mayoría de las interfaces de usuario utilizan dos formas fundamentales para representar el almacenamiento organizado: carpetas y etiquetas.
Las carpetas contienen archivos o elementos de datos. En general, solo puede mover un archivo determinado a una carpeta. Diferentes sistemas usan diferentes arquitecturas internas para esto. Algunos realmente mueven los datos, mientras que otros asignan una ID al archivo o carpeta y usan índices. Pero, desde la perspectiva del usuario, es una carpeta por archivo (aunque la mayoría de los sistemas generalmente permiten que las carpetas estén dentro de otras carpetas).
Si bien un archivo determinado solo puede estar en una carpeta, cualquier archivo determinado puede tener una o más etiquetas o muchas etiquetas diferentes. Piense en las etiquetas como características o propiedades.
Un automóvil, por ejemplo, puede ser ‘azul’, tener ‘cuatro puertas’ y tener ‘8 cilindros’. Pero solo puede estacionar el automóvil en un espacio de estacionamiento a la vez. Entonces, si bien podría estacionarse en ‘el garaje’, ‘en la calle’ o ‘fuera de la ferretería’, no puede estar en los tres a la vez. ‘Azul’, ‘cuatro puertas’ y ‘8 cilindros’ serían etiquetas. ‘El-garaje’, ‘en-la-calle’ o ‘fuera-de-la-ferretería’ serían carpetas.
Según el software que esté utilizando, verá carpetas, directorios o categorías utilizadas para lo mismo. Del mismo modo, verá etiquetas y rótulos que a menudo se usan indistintamente. Cuando Gmail habla de etiquetas, en realidad solo está etiquetando mensajes.
Esto es comprensiblemente confuso porque la barra lateral de Gmail presenta etiquetas como si fueran carpetas. Incluso puede anidar etiquetas, lo que hace que parezca que está colocando una carpeta dentro de una carpeta. Pero son solo etiquetas.
Esto es particularmente confuso para los antiguos usuarios de Outlook porque esas carpetas en la barra lateral eran en realidad carpetas, y si colocaba un mensaje en dos carpetas, estaba duplicando el mensaje. Eso no es absolutamente el caso con Gmail.
Etiqueto automáticamente mis correos electrónicos cuando provienen de mi equipo, cuando están adjuntos a un proyecto determinado y más. A veces, tengo dos o tres etiquetas para un correo electrónico determinado. Podría tener más, pero trato de limitar la cantidad de etiquetas solo porque las cosas comienzan a volverse excesivas después de dos o tres.
Todo eso nos lleva de vuelta a la preocupación de Dear Reader sobre aumentar el espacio del buzón con múltiples etiquetas. Aparte de unos pocos bytes para el índice de la etiqueta, no aumenta el espacio si coloca mensajes en varias etiquetas (incluso si parece que está colocando algo en más de una carpeta). No importa si tiene un pequeño mensaje de 24 KB o una presentación gigante de PowerPoint de 25 MB, no importa. Múltiples etiquetas no aumentarán la utilización de su espacio.
Ahí vas. No dude en publicarme más preguntas sobre Gmail o cualquiera de sus otras aplicaciones de productividad favoritas. Se me puede contactar a través del ícono de correo electrónico en la parte superior de este artículo o las redes sociales que se enumeran a continuación. ¿Qué etiquetas usas con tu Gmail? También puede publicar preguntas o consejos y trucos que haya aprendido en los comentarios a continuación.
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