Soy un usuario avanzado de Google Docs. De hecho, según Grammarly, he escrito más de 6 millones de palabras en Google Docs durante los últimos 18 meses, por lo que es bastante seguro asumir que vivo y muero por el servicio. Como era de esperar, cuando escribes en ese nivel te encuentras con problemas. A veces, esos problemas son autoinfligidos y, a veces, provienen del propio servicio. De cualquier manera, cuando algo importante asoma su fea cabeza (como he experimentado en el pasado), podrías encontrarte mirando un documento que no es, de ninguna manera, correcto.
¿A qué te dedicas?
Si has hecho una copia de seguridad del documento, puedes ahorrarte muchos dolores de cabeza. Si no, ¿hay un camino hacia la recuperación? Lo hay y, afortunadamente, está integrado en Google Docs.
Dicha ruta de recuperación se llama Historial de versiones y es un sistema de control de versiones muy bien hecho para Google Docs.
¿Qué es el versionado? Simple: el control de versiones es un sistema que realiza un seguimiento de los cambios en un documento (o archivo) y continúa ejecutando instantáneas de momentos específicos en el tiempo para el documento. Con esas instantáneas, puede volver fácilmente a una iteración anterior del archivo.
Supongamos, por ejemplo, que está colaborando con alguien en un documento y, por el motivo que sea, su colaborador realiza cambios importantes que no son válidos o han reformateado completamente el documento, de modo que le llevaría horas volver y cambiarlo a su estado original. Todo lo que tendría que hacer es acceder al historial de versiones del documento y volver a una instantánea anterior.
Déjame mostrarte cómo se hace esto. Haré una demostración con la cuenta gratuita de Google Workspace, por lo que esta función está disponible para todos.
Acceso al historial de versiones de un documento
Lo primero que debe hacer es abrir el documento que debe revertirse a una versión anterior. Una vez abierto, haga clic en Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones. Esto abrirá un nuevo panel en su documento (Figura A), donde puede ver una lista completa del historial de su documento.
Figura A
El historial de versiones del artículo que estoy escribiendo actualmente muestra cada instantánea.
Puede hacer clic en cualquier instantánea para revelar el estado del documento en ese momento. Cuando haga clic en una instantánea, se resaltarán los cambios en el documento desde la última instantánea. Si encuentra una versión que necesita usar, haga clic en el botón de menú de tres puntos asociado con esa instantánea y seleccione Restaurar esta versión en el menú desplegable (Figura B).
Figura B
Restaurar una instantánea específica para un documento de Google.
Nombrando sus versiones
De forma predeterminada, Google Docs nombrará cada instantánea de acuerdo con una marca de tiempo. Por lo general, eso es lo suficientemente bueno. Pero cuando trabaja con documentos más grandes, es posible que desee nombrar sus instantáneas para tener una mejor idea de los cambios. Por ejemplo, puede nombrar una instantánea como «Primer borrador» para saber que es el documento inicial. Puede nombrar una instantánea «Primera edición» o «Capítulo 1 agregado».
Sea creativo con sus nombres, pero asegúrese de que sean significativos para que sepa el propósito de una instantánea o lo que contiene.
Puede nombrar instantáneas de dos maneras. En primer lugar, mientras trabaja en un documento, puede crear una instantánea en cualquier momento haciendo clic en Archivo > Historial de versiones > Nombre de la versión actual. En la ventana emergente resultante (Figura C), asigne un nombre a la instantánea y haga clic en Guardar.
Figura C
Nombrar la versión actual de un documento de Google.
Si abre el historial de versiones del documento, ahora debería ver la versión recién nombrada en la lista (Figura D).
Figura D
He llamado a la nueva versión VERSIÓN DE NOMBRE AÑADIDO.
El segundo método para cambiar el nombre de una instantánea es cambiar el nombre de una versión preexistente. Para hacer esto, abra el Historial de versiones, haga clic en el menú de tres puntos asociado con la versión a renombrar, haga clic en Nombrar esta versión (Figura E), asigne un nuevo nombre a la versión y presione Entrar en su teclado.
Figura E
Cambiar el nombre de una instantánea anterior en un documento de Google.
El historial de versiones puede parecer un poco engorroso al principio, pero una vez que lo domines, lo encontrarás absolutamente imprescindible y un verdadero salvavidas si te encuentras en una situación en la que un documento no está en el estado que deseas. pensó que debería estar adentro.
Jack Wallen: He aquí cómo…
