Casi el 90 % de los ejecutivos creen en el poder de los eventos, y el 30 % de los especialistas en marketing dicen que los eventos son el canal de marketing más efectivo, según el informe de tendencias y puntos de referencia de marketing de eventos de Bizzabo.
Por supuesto, la gente debe saber sobre el evento para que tenga éxito. Pruebe estos 13 pasos para maximizar sus esfuerzos de marketing de eventos.
Empezar temprano. Involucre a las relaciones públicas desde el principio en el proceso de planificación para ayudar a seleccionar una fecha y un lugar, aconseja Sabrina Hutchinson, directora ejecutiva de Defiant Public Relations. Los eventos pueden obtener poca atención de los medios si se programan en la misma fecha que otro evento importante. Los eventos en lugares alejados del eje central de las ciudades también tienden a tener menos cobertura.
Planificar una amplia estrategia de medios. Identifique todas las fuentes de noticias, comercio, negocios y transmisión nacionales, regionales y locales que tengan audiencias que puedan estar interesadas en el evento. Revise las publicaciones y determine cómo manejan normalmente los anuncios de eventos. ¿Ejecutarán historias o solo una lista? ¿Qué tipos de historias que promocionan eventos favorecen? ¿Podrían entrevistar al orador destacado? ¿Enviarán un reportero o un equipo de video al evento?
Busca un gancho mediático. Antes de enviar anuncios de noticias a los medios, considere por qué el evento podría merecer su atención, aconseja Gary Campbell de Davidson Belluso. Pregúntese: ¿Tiene su evento un gran atractivo? ¿Tiene interés general, o es inusual o incluso una rareza? ¿Ha visto eventos o incidentes similares de esta escala en la cobertura de noticias antes? ¿Su orador principal o cuadro principal tiene un gran atractivo?
Crear entrevistas de presentadores. Entreviste a oradores o artistas por teléfono o sesiones de chat poco después de que se comprometan con el evento. Use las entrevistas para escribir artículos preliminares sobre la presentación del orador y distribuya el artículo a los medios de comunicación y las redes sociales.
Dar tiempo suficiente a los editores. Enviar anuncios de noticias demasiado tarde puede ser el error más común en la promoción de eventos. Dé a los medios de comunicación suficiente tiempo para publicar sus noticias. Las revistas impresas necesitan meses de anticipación, e incluso los diarios prefieren una o dos semanas de anticipación. Puede continuar publicando noticias sobre preparativos o mejoras de eventos, pero brinde a los editores mucho tiempo de anticipación con respecto a los detalles cruciales.
Persuadir a los periodistas para que asistan (virtualmente). Comuníquese con periodistas locales y regionales que tengan más probabilidades de cubrir su evento, dice Dan McCarthy en Social Tables. Póngase en contacto con periodistas individuales directamente, en lugar de simplemente enviar formularios de contacto del sitio web. Establezca relaciones con miembros de la prensa, comente sus historias y busque reuniones cara a cara. Ofrézcales entrevistas telefónicas con los oradores o artistas destacados, y emita libremente pases de prensa o códigos de acceso que les permitan escuchar fácilmente.
Graba el evento. Se ha vuelto bastante manejable grabar seminarios web y otros eventos educativos para transmitirlos en vivo en su sitio web o en canales de redes sociales como YouTube. La disponibilidad en línea del evento grabado puede y debe promoverse, pero asegúrese de obtener el acuerdo por escrito de los presentadores antes de la grabación.
Informe sobre el evento. Planee escribir y distribuir noticias que resuman el evento (y establezca su éxito). El informe, incluidas las citas de las presentaciones de los oradores, debe difundir las ideas clave presentadas durante el evento a una audiencia más amplia. Inmediatamente después del evento, suministre video a las estaciones de televisión.
Promociones digitales y por correo electrónico
Su página web. Anuncia el evento en la página de inicio de tu sitio web. También puede crear un sitio web independiente o una página web dedicada al evento. Incluya información como una descripción del lugar, la historia del evento, biografías y fotos de los oradores y un botón destacado de «registro». También puede incluir videos relacionados con eventos, como videos de entrevistas con sus oradores principales.
Blog sobre eso. Escriba publicaciones de blog rápidas que actualicen constantemente las actividades de los eventos a medida que se desarrollan.
Correo de propaganda. Si tiene una lista de correo electrónico, el marketing por correo electrónico puede ser su mejor canal. Si no lo hace, puede pedir a los socios, oradores o amigos que mencionen el evento en sus correos electrónicos, dice Andy Crestodina de Orbit Media. Enviar correos electrónicos varias veces. Para eventos grandes, envíe un correo electrónico a los asistentes potenciales con meses de anticipación para anunciar la lista de oradores y ofrecer descuentos por registro anticipado.
Envíe un correo electrónico justo antes de que finalice el descuento de registro y nuevamente cuando se acerque el evento, dice Crestodina. Finalmente, envíe un correo electrónico unos días antes con recordatorios de la hora y el lugar, y un tono final para las nuevas inscripciones.
Promociones de eventos en redes sociales.
Las redes sociales ofrecen una excelente herramienta de marketing de eventos que no debe ignorarse. Publicar avisos de eventos en las cuentas de redes sociales de la organización. Anime a los empleados y socios a publicar avisos de eventos en sus cuentas de redes sociales. Considere crear una cuenta de redes sociales especial para el evento en sí mismo en Facebook, Twitter y otras plataformas de redes sociales apropiadas. Produzca un breve video promocional para usar en YouTube y otras redes digitales.
Compartir en las redes sociales. A medida que se acerca la fecha del evento, continúe compartiendo contenido sobre el evento. Fije el anuncio del evento en la parte superior de sus perfiles de Facebook, Twitter y LinkedIn. Incluir imágenes fuertes puede ayudar a llamar la atención. Anime a los asistentes y oradores a mencionar el evento y compartir actualizaciones con sus propios seguidores para ayudar a correr la voz.
crea un hashtag. Crea un hashtag para el evento que sea relevante, único y breve. Tenga cuidado de que no se pueda interpretar de forma no intencionada. Coloque el hashtag en el sitio web de su evento, correos electrónicos dedicados y redes sociales. Los asistentes pueden usar el hashtag para conversar con los administradores de eventos, los oradores y entre ellos.
William Comcowich es el director ejecutivo interino de Glean.info.
Durante esta pandemia, los eventos virtuales se han convertido en una excelente manera para que una empresa se mantenga en contacto con su audiencia debido a las pautas de distanciamiento social. Este artículo hace un gran trabajo al cubrir todos los puntos principales para organizar un evento exitoso en persona o en línea.
Caroline Ladd, escritora/editora de Platform Magazine