Durante la última década, más o menos, he escrito documentos técnicos y realizado presentaciones explicando algunos de los conceptos clave detrás de los BICC y cómo configurar uno. Y los estudios muestran que, de hecho, son una parte importante de las mejores prácticas de análisis: las organizaciones con un BICC ven grandes beneficios, incluido un mayor uso de análisis, una mayor satisfacción del usuario y costos más bajos.
Los vientos analíticos están cambiando
Sin embargo, están ocurriendo algunos cambios importantes en el mundo de la analítica e incluso los BICC exitosos y de larga duración han tenido dificultades para adaptarse a algunas de las nuevas tendencias importantes:
- La información se ha convertido en un centro de ganancias. Los análisis se están convirtiendo en una parte cada vez más importante de los procesos de atención al cliente, por lo que los empresarios quieren tener una mayor participación en la forma en que se aprovisionan los análisis.
- Las expectativas son más altas. La madurez de los análisis ha mejorado constantemente y la tolerancia a los procesos de datos lentos ha disminuido. Hoy en día, el 31 % de los empresarios tienen que esperar días o semanas para recibir una solicitud de BI promedio.
- La mayoría de los datos no están en el sistema. En promedio, el 45 % de los datos que usa la gente de negocios proviene de fuera de los entornos de BI empresarial.
- Los análisis de sombra son más viables. Ha habido un fuerte crecimiento en «shadow BI» a medida que las herramientas de descubrimiento de datos de autoservicio, las plataformas de análisis en la nube y las plataformas de código abierto han facilitado más que nunca a los empresarios realizar análisis significativos sin la ayuda de TI central.
El resultado es que hoy en día, el 40 % de los empresarios informan que usan una cantidad igual de aplicaciones de BI desarrolladas internamente, en lugar de las proporcionadas por TI central.
Dado que muchos BICC se crearon para respaldar el desarrollo de BI «de arriba hacia abajo», carecen del marco para respaldar y gobernar este tipo de iniciativas «de abajo hacia arriba». Están luchando por encontrar un equilibrio viable entre el empoderamiento de los usuarios comerciales y la gobernanza con el descubrimiento de datos de autoservicio, y pueden terminar con una estrategia de «lo peor de ambos mundos» que termina sin ofrecer ninguno.
Ante la disminución de la confianza empresarial (los estudios muestran que los BICC ahora son la función que se considera con menos probabilidades de impulsar BI en todo el mundo), los líderes de BI están comenzando a explorar más análisis de autoservicio como una alternativa o aumento de las plataformas tradicionales, pero están preocupados por la consecuencias de ceder el control centralizado.
Una de las ironías de la analítica hoy en día es que, si bien la tecnología es más poderosa y fácil de usar que nunca, los panoramas organizacionales y tecnológicos que cambian rápidamente han llevado a un mayor descontento y confusión tanto para los usuarios de TI como de negocios.
El desafío es combinar los beneficios del autoservicio: más flexibilidad y velocidad, mayor adopción y mejor alineación con las necesidades comerciales; pero evite los problemas potenciales, incluida la duplicación innecesaria de datos y herramientas, la falta de visibilidad general del negocio y la responsabilidad diluida.
Después de conversaciones con varias organizaciones que atraviesan esta transición, compilé una lista de los mejores consejos para los BICC que buscan adaptarse al nuevo mundo del análisis de autoservicio:
1. Se trata de la comunidad
Construir una comunidad que reúna a las personas a través de los silos tradicionales es una parte esencial de cualquier estrategia para introducir un enfoque de autoservicio más flexible.
Ha habido un cambio fundamental en el equilibrio del poder de la información dentro de las organizaciones. Dado que los presupuestos de tecnología se han descentralizado cada vez más, TI ya no tiene derecho a vetar el uso comercial de los datos.
En lugar de un escenario tradicional en el que el negocio y la TI juegan roles separados de proveedor versus usuario, todos deben combinar esfuerzos para explorar y aprender juntos. Esto requiere compromisos de ambas partes. Una comunidad de análisis activa, con reuniones cara a cara periódicas entre TI, analistas y líderes empresariales, es la única forma de generar la confianza y las relaciones de trabajo necesarias para realizar las compensaciones correctas.
Las transiciones exitosas generalmente involucran una gran reunión inicial con todas las «partes interesadas de la información», diseñada para romper los silos existentes y discutir nuevas estructuras y procesos organizacionales en el futuro.
Luego, esto se complementa con herramientas sociales para construir una comunidad virtual que comparte las mejores prácticas en línea. Se organizan reuniones periódicas donde los equipos pueden presentar sus soluciones y obtener comentarios, y se invita a expertos externos a hablar sobre las mejores prácticas en otras empresas y en otras industrias. (He hablado en varios de estos tipos de eventos; avíseme si necesita un orador para que la gente piense en las nuevas posibilidades de análisis y big data).
Con la disminución de los poderes de veto más tradicionales, esta comunidad ayuda a TI a aprovechar el «poder blando» para garantizar que la organización haga el mejor uso de la información. Las «normas sociales» pueden ayudar a fomentar y respaldar la experimentación analítica al tiempo que garantizan el cumplimiento de las pautas que ayudan a la comunidad en su conjunto.
2. Métodos ágiles
El BI tradicional es escalable pero no ágil, mientras que el shadow BI es ágil pero no escalable. Agile BI es «un enfoque que combina procesos, metodologías, estructura organizativa, herramientas y tecnologías que permiten a los responsables de la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operativas ser más flexibles y responder mejor al ritmo acelerado de los cambios en los requisitos reglamentarios, comerciales y de los clientes. .»
En primer lugar, la BI empresarial ágil impulsada por el negocio se trata de estructuras organizativas flexibles y la voluntad de adoptar la BI como un entorno iterativo en constante cambio. Los métodos ágiles se usan ampliamente en el desarrollo de software, y puede leer más sobre estas ideas en el sitio del Manifiesto Ágil, en informes de analistas y libros sobre BI ágil.
3. Reorganizar y reenfocar
La necesidad de admitir BI ágil y alinearse más cerca del negocio generalmente requiere un cambio organizacional. A menudo, esto implica trasladar el personal y los roles de TI centralizados más cerca de las unidades de negocio y cooptar a expertos locales para crear un equipo BICC más flexible y federado. Esto ayuda a traer de vuelta el «BI en la sombra» bajo el paraguas del BICC, al tiempo que conserva los vínculos locales con los líderes empresariales que son esenciales para la alineación.
El enfoque de la analítica se aleja de los «informes» hacia las herramientas de «exploración de datos» que brindan a los usuarios comerciales más flexibilidad para encontrar la información que necesitan por sí mismos. Se delega una mayor parte de la responsabilidad y el trabajo a los equipos locales, que utilizan procesos más iterativos basados en prototipos rápidos y debates cara a cara en lugar de solicitudes formales.
El BICC debe pasar a un enfoque de «agencia» en reconocimiento de que las unidades de negocios solo trabajarán con ellos si son la mejor opción, no porque «tengan que hacerlo». Asegurar esto puede requerir una inversión en nuevas herramientas y capacitación, y aprovechar el conocimiento único del equipo sobre oportunidades multifuncionales que no estarían disponibles a través de proveedores externos.
El BICC debe tener un enfoque orientado al servicio, pero ser consciente de que «el cliente no siempre tiene la razón» y ayudar a la empresa a «obtener lo que necesita en lugar de lo que pide». El papel del BIC cambia de «guardián» a «controlador de tráfico aéreo» que supervisa el buen funcionamiento de las diferentes iniciativas de análisis.
4. Ofrecer servicios clave
Los servicios de «agencia» ofrecidos por el BICC deben incluir:
Servicios de innovación. El BICC debe ser responsable de ayudar a encontrar soluciones a los problemas comerciales en lugar de ser responsable de una infraestructura tecnológica. Si la mejor manera de responder a un problema comercial es una combinación manual única de datos en Excel que no toque el almacén de datos central, aún debe ser parte del alcance de BICC para ayudar a organizar y optimizar ese proceso. . El BICC debería ayudar a realizar talleres de innovación (por ejemplo, Design Thinking) para ayudar a descubrir nuevas oportunidades y comprender las necesidades analíticas subyacentes de la organización.
Capacitación. El BICC debe ofrecer capacitación periódica sobre herramientas, datos y técnicas de mejores prácticas, no solo cuando se implementan internamente nuevos productos de BI. Y el equipo de BICC puede requerir nueva capacitación, como aprender cómo las nuevas tecnologías, como en memoria o Hadoop, están interrumpiendo las mejores prácticas existentes, o cómo capacitar a los equipos locales en técnicas de visualización de mejores prácticas.
Oficina de datos. El BICC debe proporcionar una ventanilla única para los datos, internos o externos, estructurados (transacciones) o ‘no estructurados’ (texto, redes sociales, documentos, etc.). Esto requiere un profundo conocimiento multifuncional sobre qué datos se utilizan en toda la empresa, no solo qué se almacena en los sistemas centrales de TI. También requiere habilidades de «disputa de datos» para reunir fuentes de datos dispares para prototipos o necesidades analíticas únicas.
Oficina de Herramientas. El BICC ayuda a proporcionar recomendaciones de expertos sobre qué tecnologías usar. En comparación con los BICC anteriores, normalmente hay una lista más larga de herramientas admitidas (o toleradas), que incluyen análisis y minería de datos más avanzados. Todavía se recomienda encarecidamente el uso de estándares, para proporcionar el mayor margen posible para la compatibilidad interfuncional y el intercambio de conocimientos.
Entornos Sandbox. El BICC debe proporcionar entornos de pruebas que permitan a las empresas crear sus propios almacenes de datos a gran escala. El uso de una infraestructura centralizada ayuda a reducir los costos y permite que el BICC detecte superposiciones y oportunidades más fácilmente (consulte «Apoyar el ciclo de vida de BI» a continuación).
Marketing y construcción de comunidad. El BICC es responsable de comunicar el éxito de BI y fomentar la participación activa en la comunidad de BI. Esto puede requerir habilidades que actualmente no forman parte de los equipos BICC centrados en la tecnología.
Compatibilidad con la colaboración de BI. Aunque hoy en día no está bien desarrollado, existe un enorme margen para usar herramientas de colaboración social dentro del ciclo de vida de la provisión de BI en sí. Actualmente, el proceso de proponer nuevas oportunidades y llegar iterativamente a la solución adecuada suele ser muy manual y se lleva a cabo a través de correo electrónico y llamadas telefónicas. Las modernas plataformas de colaboración permiten que este tipo de proyectos se lleven a cabo de una forma más eficaz.
Analítica sobre analítica. La provisión de análisis es un proceso comercial cada vez más importante dentro de las organizaciones. El BICC debe ser responsable de usar análisis en el proceso de análisis en sí mismo, proporcionar información a los líderes empresariales sobre el uso de análisis y ayudar a optimizar el sistema en su conjunto.
4. Proporcione ruedas de entrenamiento
Es un error común suponer que todos los usuarios poseen inherentemente las habilidades requeridas para integrar y analizar datos correctamente; no todas las organizaciones comerciales están listas o dispuestas a ser empoderadas. Es importante asegurarse de que las herramientas de autoservicio no se pongan a disposición de los usuarios empresariales de forma prematura y se utilicen sin ser conscientes de los riesgos potenciales. El BICC debería implementar algún sistema de cursos de capacitación y niveles de certificación que permitan a los usuarios progresar hacia una mayor funcionalidad y potencia a su propio ritmo.
Además, debe existir un sistema para garantizar, en la medida de lo posible, que los análisis locales que se crean y utilizan para la toma de decisiones comerciales pueden validarse para garantizar que no estén utilizando los datos incorrectamente o sacando conclusiones erróneas. Esta es un área donde la «vigilancia comunitaria», a través de compartir y revisar en línea, puede ayudar.
5. Apoye el ciclo de vida de BI
El BICC tiene la función de realizar un seguimiento de los diferentes proyectos de análisis que se llevan a cabo en la empresa y ayudar a identificar áreas donde hay superposiciones o redundancias. Con el tiempo, las nuevas fuentes de datos y los análisis deben compartirse más ampliamente y convertirse en una parte estándar de la infraestructura de la información. El BICC debe establecer sistemas que permitan «promover» los análisis a nivel departamental o empresarial.
Avance a toda velocidad con organizaciones analíticas ágiles
La analítica es una de las tendencias más candentes en tecnología, pero las viejas estructuras organizativas para respaldar la analítica ya no se adaptan a las necesidades actuales.
Los nuevos enfoques de análisis de autoservicio brindan la oportunidad de mejorar drásticamente la agilidad del negocio de análisis y la alineación de TI/negocio. Pero esto requiere nuevas culturas y nuevas formas de trabajar, y tanto las organizaciones comerciales como las de TI tienen que hacer concesiones. Las comunicaciones y la construcción de la comunidad son una parte esencial para hacer la transición con éxito.
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