«Estás en silencio».
“No estoy listo para la cámara”.
«¿Puede usted ahora verme?»
Es muy probable que haya escuchado una de estas declaraciones, semana tras semana, durante casi un año.
Seamos realistas: nadie quiere agregar otra llamada de videoconferencia a su calendario. Pero la realidad es que, a medida que avanzamos hacia 2021, Zoom seguirá siendo la norma. Para las industrias creativas, es fundamental que todos mejoremos nuestro producto final creativo.
Entonces, es hora de volver a aceptar lo inevitable y descubrir cómo mantener la creatividad fluyendo y aprovechar al máximo la cultura de la cámara en la que todos trabajamos.
Zoomstorming, lluvia de ideas sobre Zoom (o por video, no tiene la sala de conferencias, montones de Post-its®, montañas de rotuladores y snacks para el sustento típico en una tradicional reunión de lluvia de ideas. Por ahora, nos hemos visto obligados a tomar lo que es un proceso interpersonal altamente interactivo y convertirlo en algo menos.
Tomando la iniciativa
La lluvia de ideas es bastante difícil en persona. Ya sea que use Zoom, Teams, Webex, Google Meet u otra plataforma, sacar a los participantes de un espacio dedicado y pedirles que encuentren su energía en la cámara es aún más difícil. Entre la fatiga de mirarnos a la cara y la miríada de mensajes que nos llegan a través de chats, correos electrónicos y mensajes de texto, mantener la atención de una persona es bastante difícil, y mucho menos de un grupo.
Como facilitador de Zoomstorm, debe trabajar más duro y de manera más inteligente para garantizar que las sesiones de ideación se desarrollen sin problemas y generen resultados productivos. Esto solo se puede hacer estableciendo reglas y estableciendo pautas y objetivos antes de que las cámaras se enciendan.
Aquí hay ocho reglas de compromiso que pueden ayudarlo a garantizar resultados netos que puede poner en práctica:
1. Establezca el tono. Informar adecuadamente a su equipo es fundamental para una lluvia de ideas efectiva. Muchas personas simplemente envían RFP o resúmenes a los invitados y asumen que los leerán y procesarán correctamente. Incluso si tiene suerte y todos leen los materiales antes de Zoomstorm, es probable que cada persona absorba la información de manera diferente. Por lo tanto, es esencial que se alinee con los resultados estratégicos y también comparta notas sobre el por qué estás haciendo una lluvia de ideas en primer lugar. Establezca el tono preguntando por qué las partes interesadas objetivo deberían preocuparse.
2. Limite la cantidad de miembros del equipo que invita a sus lluvias de ideas virtuales. Si lo hace, evitará interrupciones, conversaciones entre ellos y participantes inactivos. Considere invitar a aquellos que son esenciales para hacer el trabajo en lugar de llenar la sala de Zoom con sus mejores y más estratégicos pensadores. Redúzcalo a un máximo de seis personas que puedan ofrecer una combinación de diversos puntos de vista sobre estrategia, creatividad y tendencias en la cultura pop.
3. Establezca reglas básicas. Si bien desea que su Zoomstorm se sienta como un foro abierto sin reglas, la realidad es que necesita establecer algunas pautas para maximizar la eficiencia.
Sea breve: las lluvias de ideas en línea no deben durar más de una hora o corre el riesgo de perder la atención de las personas. Además, pregúntese si desea que todos activen No molestar, cierren Outlook, hablen de uno en uno o silencien sus micrófonos cuando no estén hablando y compartan esas reglas antes de la reunión para que puedan entrar de inmediato. una vez que comience la reunión.
4. Asigne tarea. Dado que desea que sus sesiones de Zoomstorm sean cortas, enviar lecturas previas y asignaciones breves de tareas por adelantado puede ayudarlo a ahorrar tiempo. Además de exigir que todos los invitados lean los documentos informativos y las notas de alineación antes de su tiempo juntos, asigne a cada persona una tarea para que estén listos para compartir.
Las asignaciones de ejemplo incluyen realizar una auditoría rápida de titulares para ver qué se informa sobre el tema, búsqueda de hashtags para ver qué conversaciones se están gestando y análisis de personas influyentes para ver qué tienen que decir los expertos en el espacio sobre ciertos temas y temas. Limite la tarea de cada persona a no más de 30 minutos para que no se vean abrumados con una tarea antes de que comience el trabajo real.
5. Sea muy claro acerca de cómo encender la cámara. Nada es más frustrante que cuando vienes con la cámara lista pero eres la única persona con la cámara encendida.
Informe a todos los participantes con anticipación que cada uno tendrá sus cámaras encendidas para que puedan interactuar y dialogar lo más cerca posible de lo normal. Cuando las personas se ven riendo, pensando, sonriendo y respondiendo a las ideas, el tejido conectivo que se pierde sin el contacto en persona regresa casi a su máxima capacidad.
Al mismo tiempo, una vez que todos hayan llegado listos para su primer plano, pídale a cada persona que apague cualquier otra plataforma abierta que pueda generar distracción.
6. Aprovecha las herramientas virtuales. Apóyate en la tecnología y trae herramientas que puedan ayudar a facilitar el intercambio y la visualización de ideas. Algunos de los que usamos en nuestra agencia incluyen Evernote, que permite compartir notas fácilmente antes y después de las lluvias de ideas, documentos de Google compartidos que ofrecen un estacionamiento virtual para recopilar ideas, notas adhesivas virtuales que también se pueden compartir y una manera fácil de agregar ideas para su consideración. y, por supuesto, la función de salas de reuniones de Zoom, que permite que los grupos pequeños se separen e idean objetivos específicos.
7. Hazlo divertido. En general, la lluvia de ideas debe ser divertida.
Para hacer que la lluvia de ideas virtual funcione, debe marcar la diversión y hacer que la gente se ría y comparta. Piense en formas divertidas de inspirar a participar, como enviar a cada participante un café por su tiempo, tematizar la lluvia de ideas y pedirles a todos que personalicen su fondo de Zoom o Teams en algo humorístico, invitar a un invitado especial a unirse usando Cameo o Goat-2- Reunión o entrega de premios humorísticos después de la sesión.
8. Tenga en cuenta los elementos de acción. Antes de partir, aclare los próximos pasos y asigne propietarios para la responsabilidad. Asegúrese de pedir a los participantes que envíen las ideas persistentes que no se compartieron para asegurarse de que formen parte de su proceso de síntesis.
Envíe un breve resumen de lo que aprendió y no olvide agradecer a su equipo por participar. Se necesita una energía especial para idear estos días y todos merecen un agradecimiento. Una vez que termine su sesión virtual, reúnase con su curador y analice las ideas en dos cubos: conceptos ganadores que vale la pena explorar y aquellos que no lograron el corte, que puede colocar en un estacionamiento de ideas y volver a visitar otro día para otro resumen.
Aunque la tecnología puede ser una bendición, también puede presentar desafíos. Al seguir algunas reglas simples, puede maximizar los resultados creativos y mantener a sus pensadores conectados mientras todos continuamos superando la incertidumbre.
Jarrod Walpert es presidente de Fórmula HavasRegión Este.
