Imagine el dolor de cabeza de recuperar físicamente un archivo en papel de una gran sala de registros repleta de archivos. Ahora amplíe el problema imaginando una instalación de 250 000 pies cuadrados llena de 360 000 archivadores llenos de registros en papel.
¿No es lo suficientemente interesante? Bueno, estos no son archivos cualquiera, sino registros policiales confidenciales que podrían ser cruciales para detener crímenes y reivindicar a personas inocentes.
Ese es el escenario al que se enfrentan los administradores de un almacén de recuperación de archivos del FBI en Winchester, Virginia, construido para consolidar registros que antes estaban contenidos en más de 250 oficinas de campo del FBI en todo el mundo. El FBI es famoso por su mantenimiento de registros y ha recopilado miles de millones de páginas durante sus más de un siglo de existencia. El trabajo de construir la instalación para albergar alrededor de 2 mil millones de esas páginas recae en la Administración de Servicios Generales del gobierno, y rápidamente se hizo evidente que la recuperación manual de todos los archivos en la nueva instalación simplemente no era una opción.
Introduzca los robots, 140 de ellos, para ser exactos. Después de examinar varias soluciones, la GSA eligió un sistema automatizado de archivo y recuperación de registros de la empresa de tecnología robótica AutoStore, que no solo agiliza la recuperación a través de robots controlados por radio, sino que también optimiza el espacio al permitir que los archivos se almacenen de una manera que elimina el espacio del pasillo. Dentro de la instalación, los robots maniobran en un sistema de rejilla de acero elevado para identificar, acceder y recuperar los artículos solicitados de cualquiera de los 360 000 contenedores.
«Es un privilegio y un honor saber que nuestra innovadora tecnología de automatización de almacenes sirve a las agencias gubernamentales de EE. UU.», dice Karl Johan Lier, director ejecutivo de AutoStore. «Con la agilidad, la eficiencia y la precisión de los robots AutoStore que operan dentro de nuestra red de alta densidad elegantemente sofisticada, el FBI podrá llevar a cabo su misión con mayor eficacia y mantener su liderazgo en la gestión de información vital».
La seguridad es obviamente un elemento clave de cualquier instalación que utilice información sensible. Eso incluye asegurarse de que el proveedor externo no tenga acceso a información confidencial, y la GSA y la Administración Nacional de Archivos y Registros examinaron a varios candidatos antes de decidirse por un proveedor. El software AutoStore rastrea los números de registros y contenedores, lo que permite que los robots funcionen de forma segura sin que el proveedor del sistema tenga acceso a los registros. AutoStore tiene su sede fuera de los EE. UU., con sus oficinas principales en Noruega.
Según AutoStore, la densidad de archivo del sistema ayudará al gobierno a ahorrar dinero en alquiler y liberar espacio valioso. El complejo de Virginia abrió a principios de este año y estará en pleno funcionamiento para 2022.
