Cómo plantearse el regreso de las conferencias presenciales para 2022

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En diciembre de 2021 asistí a mis primeras conferencias presenciales desde que la pandemia cambió mi vida hace casi dos años.

Me lo pasé fantástico en estas conferencias. Cuando la gente dice, “la energía en la sala era palpable”, están describiendo lo que experimenté en ambos eventos. Si planea asistir a conferencias en persona en 2022, aquí hay algunas reflexiones sobre los desafíos de regresar a las conferencias en persona, los desafíos de comunicación presentados y las formas en que podría abordarlos:

Diferentes niveles de comodidad.

En el momento de estas conferencias, había recibido dos vacunas y recientemente me había recuperado de un caso innovador de COVID. Los miembros de mi hogar estaban sanos y también habían recibido la vacuna. Ambas conferencias requirieron prueba de vacunación y preguntaron sobre los síntomas de COVID (pero no tenían un requisito de prueba negativa).

Me sentí bastante cómodo con estos eventos, que tuvieron lugar la misma semana en que se detectó por primera vez la variante omicron en los Estados Unidos, pero reconozco que otras personas con sistemas inmunitarios comprometidos (o miembros del hogar con niveles más altos de riesgo o niños no elegibles para la vacuna) probablemente lo hicieron no.

En estas conferencias, algunos asistentes en persona usaban máscaras dobles, distanciamiento social y comían solo en sus habitaciones o al aire libre. Y, en IMPACT, aproximadamente la mitad de todos los asistentes participaron virtualmente.

A medida que se acerque a las conferencias en persona, recuerde que otros asistentes pueden tener más factores de riesgo de COVID y pueden sentirse menos cómodos que usted con la asistencia en persona. Por lo tanto, sea flexible cuando intente hacer planes con otros asistentes para conectarse durante las conferencias en persona, especialmente si tenía bebidas o comidas en mente.

El riesgo sigue siendo un factor.

Incluso con protocolos estrictos, todos sabemos que aún existe riesgo al asistir a eventos en persona. En una de las conferencias a las que asistí, varios asistentes dieron positivo por COVID, pero no se me consideró un contacto cercano.

Me alegro de que las conferencias requirieran vacunas, un examen de salud y máscaras faciales (cuando no se come). Desearía que más eventos tuvieran cenas al aire libre para reducir aún más los riesgos y tuvieran requisitos para una inyección de refuerzo, así como pruebas rápidas o incluso sus propias máquinas para pruebas de PCR en el sitio. Cuando asista a conferencias en persona, considere habilitar la aplicación del departamento de salud local en su teléfono; dichas aplicaciones son otra herramienta útil en la lucha para contener la propagación de COVID. . . si la gente los usa.

Saludos incómodos.

Seamos honestos: COVID ha hecho que los saludos sean incómodos.

Primero, es más difícil reconocer a las personas. No sé ustedes, pero a mí me cuesta reconocer a las personas que usan máscaras. En estas conferencias, me reuní con personas con máscaras, muchas de las cuales no había visto en casi dos años, lo que hizo que el proceso de reconocer a los conocidos fuera complicado.

Cuando asista a una conferencia en persona, trate de usar su etiqueta con su nombre en alto (lo más cerca de su cara que su ropa lo permita) para que las personas puedan leerla sin mirar su ombligo (como es el caso cuando su etiqueta con su nombre está en un cordón). Y considere actualizar su foto de rostro para LinkedIn y la aplicación de la conferencia para que los asistentes tengan una idea de su apariencia actual. También puede hacer planes de reunión específicos con los asistentes con los que le gustaría conectarse para estar seguro de encontrarlos entre el mar de rostros enmascarados.

La segunda forma en que COVID ha hecho que los saludos sean incómodos es el apretón de manos. ¿Siguen siendo aceptables? Nunca he sido un gran fanático de dar la mano en grandes eventos (incluso con estaciones de desinfectante de manos en todas partes), por lo que me sentí aliviado de que muy pocas personas en estas conferencias me tendieran la mano cuando nos conocimos. Algunos amigos de toda la vida optaron por un abrazo, pero es importante tomar la iniciativa de la otra persona en ese frente si te sientes cómodo abrazando. (Y si no te sientes cómodo abrazando, ahora es un buen momento para establecer límites claros).

Hubo muchos movimientos de cabeza y sonrisas (sonriendo con los ojos). Prefiero el saludo “namaste”, una ligera inclinación de la cabeza y las manos juntas en posición de oración, porque parece lograr un buen equilibrio entre amistoso, respetuoso y libre de gérmenes.

En tercer lugar, la transición entre los oradores en un escenario es más incómoda. Como alguien que participó en Toastmasters durante años antes de la pandemia, me entrenaron para estrechar la mano de la persona en el atril delante de mí y para estrechar la mano del orador después de mí para mostrar la transición en el control del evento. Con menos apretones de manos, debemos pensar con más cuidado en las transiciones en el escenario.

En IMPACT, el maestro de ceremonias desenmascarado de la charla plenaria estilo TED presentó a cada orador y comenzó a aplaudirles. Cada orador sin máscara llegó al centro del escenario después de su presentación sin acercarse al maestro de ceremonias y el maestro de ceremonias abandonó el escenario mientras los aplausos se iban acabando.

En PDI, los otros tres panelistas con los que estaba presentando se sentaron uno al lado del otro en el escenario en una mesa con faldón. Aunque estuvimos de acuerdo en que todos estábamos cómodos sentados en la mesa sin máscaras, cada uno de nosotros nos turnamos para hablar desde el micrófono del atril y no nos dimos la mano entre nuestros roles de oradores separados.

No creo que haya una forma correcta o incorrecta de manejar este tipo de transiciones en el escenario. Lo importante es abordar el problema de antemano e implementar un plan que sea cómodo para la persona más adversa al riesgo en el escenario. El peor de los casos sería saltarse la discusión y tener un momento incómodo en el escenario frente a una audiencia en vivo.

Audiencias difíciles de leer.

Cuando hablas en persona, es genial alimentarse de la energía de la sala. Y definitivamente había energía en la habitación. Este fue particularmente el caso en IMPACT porque con una opción de asistencia remota, las personas que estaban en persona realmente querían estar allí y estaban emocionadas.

Incluso con una energía palpable, los oradores en conferencias en persona deben ser conscientes de que la experiencia de mirar a la audiencia será marcadamente diferente de lo que era antes de la pandemia. Primero, las personas usan máscaras, lo que dificulta leer sus expresiones. Además, los asistentes fueron más dispersos: no estaban apretados en mesas o en filas.

Los organizadores de conferencias ahora permiten menos personas en un espacio y fomentan el distanciamiento social. En un ambiente de salón de baile, puede haber solo dos o tres personas en una mesa diseñada para seis u ocho. El cambio a una multitud más difusa y enmascarada puede ser un poco impactante cuando miras por primera vez desde tu posición en un escenario. Pero saber de antemano hará que el cambio sea menos sorprendente.

Tecnología.

¿Recuerda lo abrumadora que se sintió la tecnología la primera vez que se presentó en una plataforma de videoconferencia al principio de la pandemia? Casi dos años después, nos sentimos cómodos con la comunicación mediada por computadora y dominamos la plataforma de videoconferencia preferida de nuestra organización y tal vez varias otras también.

Volver a las conferencias en persona resaltó lo oxidado que me había vuelto con la tecnología de eventos en persona, incluso las tecnologías que usaba varias veces a la semana antes de la pandemia. Tuve que verificar dos veces que tenía el cable de alimentación de mi computadora y el adaptador HDMI en mi bolso. Tuve que volver a familiarizarme con un micrófono, deslizar el avance/clic y cambiar la configuración de la computadora para permitir el sonido a través del sistema AV del hotel. También tuve que descubrir las diferencias en el uso de Mentimeter, una excelente herramienta de encuestas e interacción con la audiencia que funciona desde un teléfono inteligente, desde un escenario en lugar de una computadora justo frente a mí durante una presentación virtual.

Durante PDI, hubo una sesión plenaria increíble en la que un orador estaba en un escenario y el otro orador se unió a Zoom y ejecutó diapositivas y Mentimeter de forma remota. Fue impecable y un excelente ejemplo de cómo la tecnología se puede utilizar de nuevas maneras para incluir a las personas que no pueden o no se sienten cómodas asistiendo en persona.

A medida que nos familiaricemos con las tecnologías antiguas y encontremos nuevas formas de usar la tecnología en conferencias en persona, planifique un tiempo significativo para probar la tecnología. Considere realizar verificaciones de TI y AV con mucha anticipación, así como el día anterior a su presentación, para que tenga tiempo de hacer cambios, solucionar fallas y adquirir cualquier equipo que haya pasado por alto o que haya dejado en casa. Ahora es un buen momento para que los presentadores experimenten con nuevas tecnologías. La pandemia obligó a todos a aceptarlo y los miembros de la audiencia ahora son más capaces y, en general, están más dispuestos a probar nuevas plataformas y experiencias.

Flexibilidad.

En una de las conferencias a las que asistí, hubo un orador que se enfermó de COVID justo antes del evento y tuvo que encontrar un presentador de reemplazo con solo unos días de anticipación. Es un ejemplo de cómo los asistentes pueden encontrar oportunidades inesperadas para ocupar roles de oradores, y deberían aprovecharlas, especialmente si cuentan con sistemas de apoyo (como un entrenador o un equipo de comunicaciones) y la capacidad de despejar su calendario para una preparación intensa. También es un recordatorio de que los organizadores de conferencias y sesiones deben tener planes de respaldo, deben ser ágiles y deben estar dispuestos a hacer que los arreglos, como los copresentadores híbridos, funcionen.

Me alegro de haber podido participar en persona en estas conferencias a principios de diciembre de 2021. No estuvieron exentas de riesgos, pero se realizaron bien y fueron experiencias gratificantes para un extrovertido vacunado. Es difícil saber el impacto que tendrán omicron y otras variantes en las conferencias presenciales en el futuro, pero con suerte, ¡habrá más oportunidades para asistir y hablar en conferencias presenciales en 2022!

Christine Clapp es la fundadora y presidenta de Hablado con autoridad, una consultora de habilidades de presentación con sede en Washington, DC que eleva esa presencia y expande la influencia de expertos en la materia, líderes emergentes y líderes. Siga en Twitter @SpokenAuthority.

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