Las experiencias virtuales nos sirvieron bien en 2020 y llegaron para quedarse. Sin embargo, existe un fuerte deseo de volver a los eventos en persona de la manera más segura posible.
Y así, el evento híbrido, una combinación de experiencias virtuales y presenciales, comenzará a tomar la delantera, creando nuevas oportunidades y desafíos tanto para los equipos de comunicaciones como para los de marketing de eventos.
La buena comunicación siempre ha sido clave para ejecutar eventos exitosos y seguirá desempeñando un papel cada vez más integral. Aquí hay algunas formas en que los equipos de comunicaciones pueden prepararse y trabajar con sus socios de eventos para crear estrategias y ejecución de eventos sólidas:
1. La comunicación es fundamental.
Nunca ha sido más importante construir alianzas sólidas entre los equipos de comunicación y marketing de eventos.
Elementos clave que los equipos de comunicación deben considerar con anticipación:
- Discutir y desarrollar una declaración de deber de cuidado (contrato social) para que los asistentes acuerden durante la fase de registro.
- Comparta los protocolos de seguridad que se están implementando para proteger a los asistentes y al personal.
- Identificar y comunicar protocolos posteriores al evento con fines de rastreo de contactos.
En caso de que surja una situación en el sitio que requiera una escalada, tener un plan implementado para mitigar la falta de comunicación que podría generar comentarios negativos o prensa también es clave para mantener la confianza en torno a su evento.
2. Cree y entregue contenido atractivo.
Los seres humanos tienen períodos de atención limitados, especialmente ahora que seguimos trabajando de forma remota gestionando las distracciones y las responsabilidades en el hogar. Para los eventos en persona, los asistentes ahora también tienen acceso a múltiples dispositivos móviles, lo que hace que las tácticas creativas de participación sean imprescindibles.
Aquí hay algunas ideas para crear y mantener el compromiso en este nuevo entorno:
- Priorizar contenido diverso. Esto es importante cuando se trata de sus presentadores, así como del material que se comparte. Las personas aprenden de diferentes maneras, por lo que es mejor mezclar la forma en que se entrega el contenido, ya sea a través de una presentación en vivo, paneles moderados, chat junto a la chimenea con una parte de preguntas y respuestas o sesiones y talleres interactivos.
- Crear oportunidades para el diálogo bidireccional. Encuentre maneras de hacer que sus asistentes participen en el evento. Por ejemplo, el uso de sondeos y encuestas en vivo, preguntas y respuestas interactivas o la funcionalidad de chat ayuda a las personas a conectarse y aprender unos de otros. Incorpore elementos de gamificación para ayudar a motivar a los asistentes a participar en una variedad de formas. Esto podría incluir otorgar puntos por asistir a varias sesiones, hacer preguntas o interactuar con un patrocinador.
3. Personalice la experiencia para los asistentes presenciales y virtuales.
Los componentes virtuales y presenciales de una estrategia de evento híbrido variarán y eso está bien. La clave para brindar una experiencia híbrida exitosa es comprender que las experiencias no tienen que ser idénticas, sino equitativas.
La comunicación juega un papel importante para cerrar la brecha entre los eventos virtuales y presenciales. Comenzando con el sitio web del evento y el registro, es importante pensar en cómo personalizar los mensajes para los asistentes en el lugar en lugar de virtualmente. Para los asistentes en persona, cree comunicaciones in situ claras y específicas, y para los asistentes en línea, determine cómo utilizar mejor la plataforma virtual para maximizar la experiencia.
Cuando se trata de botín de eventos y materiales de comunicación que normalmente se recibirían en el sitio, existe la oportunidad de crear una experiencia similar para los asistentes virtualmente con paquetes enviados por correo antes del evento para los asistentes con artículos como cuadernos, refrigerios y un personalizado. nota del comité anfitrión.
Loren MaiselCMP , es fundador y presidente de Agencia de Mercadeo LOMAuna firma de experiencia en eventos.
