La pandemia ha afectado a casi todos los tipos de negocios, pero pocos más que la industria de conferencias. Es por eso que cuando las cosas comenzaron a verse mal a principios de 2020, el equipo de comunicaciones corporativas de Capital One, en asociación con el equipo de eventos tecnológicos, comenzó a tomar algunas decisiones difíciles.
“Recuerdo tener conversaciones con mis colegas, pensando que volveríamos a la oficina en dos o cuatro semanas”, dice Jeffrey Cooke, gerente de comunicaciones corporativas, programa de eventos tecnológicos. “Y bastante pronto decidimos hacer la llamada de que solo necesitamos comprometernos con lo virtual”.
Pero como cualquiera puede decirte, las conferencias virtuales generalmente fracasan un poco. Y con la Conferencia de ingeniería de software (SECON), la conferencia interna más grande de Capital One para asociados de tecnología, próximamente, había mucho en juego. Gracias al ingenio del equipo, el evento no solo fue un éxito abrumador, sino que también recibió una mención de honor en los codiciados premios Ragan.
Esta es la historia detrás de escena de cómo el equipo lo logró, junto con algunas lecciones y consejos para compartir con aquellos que enfrentan desafíos similares:
1. Apóyate en las fortalezas de las conferencias virtuales.
Consejo: Pregunte a sus asistentes qué encontrarían más beneficioso en una conferencia virtual.
El equipo comenzó buscando plataformas de conferencias ya disponibles que muchos de nosotros hemos visto antes. Pero la mayoría eran caros, difíciles de adaptar y torpes de usar. En cambio, el equipo optó por una solución audaz: diseñar su propio programa de conferencias desde cero. Pero eso planteó otros desafíos, a saber, qué exactamente ¿Cómo sería la conferencia?
“Aprendimos que realmente necesitábamos repensar todo”, dice Cooke. “No es tan simple como recoger los componentes de los eventos presenciales y trasladarlos a un entorno virtual”.
Para obtener más información, el equipo habló con los asociados para ver qué buscaban realmente de la conferencia. Aprendieron que la creación de redes, un elemento básico de la conferencia, era una prioridad menor en entornos virtuales. Y debido a que la conferencia se centró internamente, los asociados notaron que podían conectarse fácilmente a través de otros canales como Slack. En cambio, lo que realmente les interesaba era algo perfectamente adecuado para una plataforma virtual: contenido de fácil acceso.
Eso es lo que el equipo se centró en ofrecer dentro de su nueva plataforma de conferencia virtual. El equipo diseñó una interfaz fluida y optimizada que permitió a las personas elegir entre más de 125 sesiones de grupo y demostraciones a lo largo de cinco pistas de aprendizaje: AWS, nube, datos, aprendizaje automático e ingeniería de software. También contó con paneles de discusión con líderes sénior, demostraciones en las que los asociados podían mostrar su trabajo reciente e incluso eventos de trivia.
2. Centrarse en el acceso.
Sugerencia: aproveche los días de desarrollo personal existentes para programar eventos internos.
En tiempos normales, SECON tiene un máximo de alrededor de 2200 asociados que deben organizar los horarios de trabajo con los equipos y el liderazgo para poder viajar al evento. Este año, Capital One probó un nuevo enfoque: programar los «Días de inversión en uno mismo» recientemente lanzados durante la conferencia para brindar a todos los asociados tecnológicos la libertad de participar en la conferencia.
“Al programar SECON durante Invest in Yourself Days, los asociados pudieron participar más plenamente sin tener la necesidad de realizar múltiples tareas”, dice Jackie Foreman, gerente de comunicaciones corporativas (Tecnología).
Una de las razones por las que la participación fue tan alta fue que la conferencia virtual permitió que todos los asociados participaran por igual.
“Para nosotros, una empresa que tiene asociados en todo EE. UU. y, en algunos casos, a nivel internacional, a menudo existe un sesgo geográfico”, dice Cooke. “Pero con el formato en línea, crea equidad y acceso para todos nuestros asociados, lo que se reflejó en los comentarios que escuchamos”.
Crear un formato compatible con dispositivos móviles también fue muy importante para el equipo, de modo que los asociados pudieran elegir dónde querían estar mientras participaban.
Con tantas más personas capaces de participar, SECON vio niveles récord de participación. La asistencia aumentó en un 200 %, con más de 1,5 millones de interacciones en el sitio web medidas por clics, actualizaciones de página y más. Casi 8500 asistentes virtuales sintonizaron el discurso de apertura con el director de información, Rob Alexander.
3. Celebre los logros de la empresa.
Consejo: utilice las conferencias para marcar hitos y aumentar la moral de los empleados.
Con una asistencia récord, los organizadores del evento se apresuraron a aprovechar este momento para celebrar un hito de la empresa: Capital One se convirtió en el primer banco de EE. UU. en utilizar datos en la nube, algo que lleva ocho años en desarrollo. Esto condujo a un compromiso en tiempo real, lo que impulsó la moral general de los empleados y la conversación dentro de la empresa.
4. Redirigir el ahorro de costes.
Sugerencia: use los ahorros para crear experiencias sorprendentes y placenteras para los asistentes.
Pasar a una conferencia totalmente digital produjo ahorros de costos significativos en comparación con una conferencia en persona, y el equipo redirigió parte de este dinero de otras maneras para mejorar la experiencia de los asistentes. Por ejemplo, sorprendió a todos los asociados con una tarjeta de regalo de Starbucks y creó un stand virtual donde los asociados podían pedir sus propias camisetas, en lugar de correr el riesgo de que se agotaran ciertas tallas.
“Vimos más de 6.000 camisetas pedidas. Creo que a cualquiera le encanta una camiseta gratis, pero diría que a los tecnólogos tal vez incluso un poco más”, bromea Cooke.
Después de la conferencia, los resultados llegaron: a todos les encantó. Tanto es así, de hecho, que Capital One también reutilizará la plataforma SECON para otras conferencias internas.
En el futuro, SECON seguirá siendo un primer evento digital, pero para Cooke, la mayor victoria de todas fue la capacidad del equipo para adaptarse y crear algo completamente nuevo y mejor que antes.
“Creo que COVID nos ha impactado de muchas maneras diferentes. Estoy realmente orgulloso de lo que nuestro equipo pudo producir en circunstancias realmente desafiantes”.
Sukhi Sahni es la jefa de comunicaciones corporativas de las divisiones de banca minorista y tarjetas de EE. UU. en Capital One y es responsable de contar historias integradas de impacto impulsadas por soluciones innovadoras y centradas en el cliente.
Jeffrey Cooke es gerente del equipo de comunicaciones corporativas que respalda la organización de Tecnología en Capital One. Su trabajo incluye estrategia y ejecución de producción de eventos, narración y marketing integrados, comunicaciones ejecutivas, compromiso de los empleados y gestión de proyectos.
Jackie Foreman es gerente del equipo de comunicaciones corporativas que respalda la organización de Tecnología en Capital One. Su trabajo incluye el desarrollo de estrategias de comunicación integradas, comunicaciones ejecutivas, compromiso de los empleados, desarrollo narrativo y relaciones con los medios y personas influyentes.
