Microsoft To Do vs Google Tasks: la mejor aplicación de administrador de listas para usted

Dos de los nombres más importantes en sistemas operativos y software han lanzado su versión de la aplicación de lista de tareas ideal. Mientras que Google optó por una aplicación básica y enfocada en láser centrada en brindar a los usuarios individuales el máximo control, Microsoft intentó llevar el género más allá y agregar algo de colaboración a la mezcla.

La ejecución de estos objetivos paralelos diverge rápidamente según el uso real de la aplicación de cualquiera de las empresas, mostrando diferentes prioridades, datos demográficos objetivo aparentes y niveles de diseño cohesivo.

Ya hemos revisado Google Tasks y Microsoft To Do, destacando los pros y los contras de cada aplicación. Si desea profundizar en los detalles de cada uno, eche un vistazo a nuestra cobertura vinculada a continuación.

Por supuesto, es poco probable que una sola implementación de un administrador de listas de tareas sea perfecta para todos. Entonces, con eso en mente, decidamos si Microsoft To Do o Google Tasks es la mejor opción para la mayoría de los usuarios enfrentándolos entre sí en una comparación directa de disponibilidad, costo, integraciones de servicios externos, widgets, funcionalidad, y facilidad de uso.

Disponibilidad y costo de la plataforma

Ambas aplicaciones están disponibles como descargas gratuitas: desde Google Play para Android y desde Apple App Store para iOS. Cada versión también incluye una variante basada en la web que se vincula con el servicio de correo electrónico principal de su empresa: Gmail para Google Tasks y Outlook para Microsoft To Do. A diferencia de muchas soluciones de la competencia, no hay un nivel mejorado de ninguna aplicación disponible a través de tarifas de suscripción mensuales o anuales.

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También vale la pena señalar que, si bien ambas aplicaciones admiten notificaciones de reloj inteligente, ninguna está disponible a través de una aplicación oficial para la serie Apple Watch o los dispositivos basados ​​​​en el sistema operativo Wear de Google.

La aplicación que gane esta categoría de la competencia depende en gran medida de si su día a día depende más de los ecosistemas de Google o Microsoft. Es posible que los usuarios intensivos de Gmail deseen optar por Google Tasks solo por su capacidad para crear tareas de inmediato desde Gmail, mientras que los aficionados de Outlook pueden querer usar To Do por la misma razón. Sin embargo, no llamaría a la funcionalidad de correo electrónico relativamente mínima que ofrecen estas aplicaciones (tratadas con más detalle a continuación) lo suficientemente vital como para ser el único factor decisivo en la elección final.

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Integración de plataforma externa

Como se indicó, Google optó por integrar su servicio de Gmail en Google Tasks, mientras que Microsoft integró su solución de correo electrónico de Outlook. Esta es la única interactividad externa directa que ofrece Tasks que realmente vale la pena mencionar. Sin embargo, To Do de Microsoft una vez más intenta ir un poco más allá integrando la solución Planner de la compañía para introducir herramientas de colaboración.

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Como mencioné en mi revisión, cualquier usabilidad que Planner pueda haber agregado a To Do para mí se vio restringida por el hecho de que no pude encontrar una sola alma que conociera usando Planner. Este es un ejemplo perfecto de cómo Microsoft va demasiado lejos para una aplicación estándar de tareas pendientes, y no lo suficiente como para convertir To Do en algo así como una versión de Microsoft Teams para su vida personal.

En cuanto a la funcionalidad de correo electrónico de la competencia de cada aplicación, son básicamente idénticas. Ambas aplicaciones incluyen un método de un solo clic para convertir un correo electrónico en una tarea desde sus respectivas interfaces de clientes de correo electrónico. Esto significa que Gmail obtiene un botón «Agregar a tareas», mientras que Outlook obtiene «Crear una tarea» como una nueva opción dentro de su menú «…». Ambos crearán una nueva tarea con el título establecido en la línea de asunto del correo electrónico de origen.

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Tampoco es una característica que cambia la vida. Sin embargo, la interfaz de Gmail basada en la web que le permite completar de inmediato campos adicionales como fechas de vencimiento y notas me da una ventaja. Todas las variantes de To Do requieren que cree la tarea desde un correo electrónico y luego la edite más tarde si desea agregarle los detalles antes mencionados. Una vez más, esto trae un paso adicional e innecesario a lo que debería ser un proceso simple.

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Widgets

Ambas aplicaciones admiten una selección de widgets que son en gran medida idénticos en sus implementaciones de Android e iOS.

Google tiene dos variaciones: una versión pequeña de 2×2 que brinda una vista truncada de sus tareas principales, con acceso de un toque para abrir la aplicación; y una lista 4×2 más grande que brinda acceso rápido a tareas individuales, así como un botón incluido para agregar nuevas tareas.

Mientras tanto, Microsoft incluye cuatro widgets: una versión 2×2 que enumera las tareas de la pantalla «Mi día»; una versión 2×2 similar a la oferta más pequeña de Google, pero con soporte para acceder con un solo toque a la creación de nuevas tareas; una versión 4×2 que le permite ver títulos más largos, marcar tareas individuales como completadas y agregar nuevas tareas; y una versión de relleno de pantalla que hace esencialmente todas las mismas cosas que el widget anterior, pero ocupa mucho más espacio en la pantalla.

Los widgets de ambas compañías incluyen opciones que le permiten elegir cuál de sus listas de tareas muestra un widget, lo que significa que puede tener múltiples widgets para múltiples listas. Sin embargo, la variedad ligeramente más amplia de opciones de tamaño de widgets de Microsoft, y el hecho de que puede agregar una nueva tarea desde cualquiera de ellos, independientemente de su tamaño, le da una ventaja aquí.

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Funcionalidad

Como mencioné en la introducción, Google Tasks y Microsoft To Do adoptan enfoques muy diferentes para presentar su funcionalidad a los nuevos usuarios. Microsoft eligió presentar de inmediato a los nuevos usuarios una larga serie de listas seleccionadas automáticamente, mientras que Google Tasks saluda a los novatos con una pizarra casi completamente en blanco.

Esta comparación inicial informa casi todos los aspectos de la experiencia del usuario para ambas aplicaciones. En todo momento, Google Tasks proporciona un marco minimalista para brindar a los usuarios la funcionalidad suficiente para administrar sus tareas. Mientras tanto, Microsoft intenta ir más allá de lo que el usuario promedio podría necesitar. Si bien la falta de complejidad de Google puede significar que sus opciones se quedan cortas para algunos usuarios avanzados, el intento de Microsoft de superar las expectativas resulta contraproducente la mayoría de las veces.

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Durante el tiempo que pasé probando ambas aplicaciones, sentí continuamente que Tasks me daba la libertad de crear un conjunto sorprendentemente completo de recordatorios y listas en mis calendarios personales y de trabajo. Si bien Microsoft To Do me proporcionó la misma funcionalidad, constantemente me enfrentaba a funciones que no necesitaba y trabajaba con elementos de la interfaz que simplemente me ralentizaban.

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Facilidad de uso

He mordisqueado los bordes de esta categoría arriba. Pero merece su propia sección debido al propósito básico de las aplicaciones de listas de tareas pendientes. Buscamos la organización para hacernos la vida más fácil, reducir la cantidad de tiempo que lleva completar tareas y mandados desagradables, y aumentar la cantidad de tiempo libre que tenemos al mejorar nuestra eficiencia diaria.

Por eso es de suma importancia que la aplicación que elegimos para organizar nuestros horarios ocupados no sea, en sí misma, una pérdida de tiempo.

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No seré hiperbólico aquí y actuaré como si Microsoft To Do tuviera una gran curva de aprendizaje, ni afirmaré que la mayoría de las acciones toman más de unos segundos adicionales en completarse en comparación con la misma acción en Google Tasks. Pero, esos pocos segundos adicionales se acumulan, especialmente si crea numerosas tareas por día. Configurar una nueva tarea debería ser tan fácil como sea posible. Esto garantiza que nosotros, como personas muy humanas y, a menudo, muy perezosas, sigamos usando estas aplicaciones con una frecuencia que tendrá un impacto real y beneficioso en nuestra vida diaria.

Si agregar una tarea es muy sencillo, lo haremos siempre que haya alguna posibilidad de que sea útil. Por el contrario, si es una molestia que tarda más de 10 segundos en completarse, es mucho más probable que lo dejemos pasar y tratemos de recordar por nuestra cuenta. Creo que todos sabemos lo peligroso que puede ser.

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Google Tasks hace lo suficiente para convertirlo en una solución rápida, fácil y flexible para realizar un seguimiento de lo que tiene que hacer en un día determinado. Aunque Microsoft To Do puede cumplir casi todos los mismos objetivos, toma el tiempo suficiente para que quiera usarlo menos.

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Envolver

Dado que ambas aplicaciones son gratuitas, todavía sugiero probar ambas para ver cuál funciona mejor para usted. Dicho esto, definitivamente comenzaría con Google Tasks. Es la solución que elegiría y la que sigo usando mientras escribo esta comparación. Su diseño simple, su interfaz nunca abrumadora y su integración básica pero práctica con Gmail lo hacen ideal para mí. Creo que muchos lectores encontrarán que se adapta a todas sus necesidades, sin interponerse en su camino haciéndolo pasar por opciones que nunca usará o discutiendo listas prefabricadas que no pidió.

Por supuesto, las preferencias difieren. Es por eso que es genial que no haya inconvenientes en darle una oportunidad a Microsoft To Do también. Si siente que se está enfrentando a alguna limitación en Tareas, To Do podría ser la solución para usted. O, si eres parte de una familia o empresa que usa Planner de forma activa, sus funciones de colaboración podrían funcionar para ti.

Ninguna de las ofertas será perfecta para todos, pero Google Tasks es la que tiene más probabilidades de satisfacer al grupo más grande de usuarios potenciales en la mayor cantidad de casos de uso. Por esta razón, lo recomendaría como el mejor punto de partida, incluso si puede sentir que lo ha superado en el futuro.

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