Para las asociaciones de miembros, las organizaciones sin fines de lucro y muchas empresas de la industria de la tecnología o las ciencias de la vida, la celebración de una conferencia anual (o más frecuente) sigue siendo una forma principal de ganar nuevos miembros y mantener conectados a los miembros existentes. Las conferencias permiten a los participantes aprender sobre nuevos desarrollos, compartir nuevas tecnologías e ideas y establecer contactos con personas de ideas afines en sus campos.
De hecho, según Statista, al menos 113 millones de personas asistieron a reuniones de negocios en los Estados Unidos en 2012 (frente a 2009). De las exposiciones y convenciones más grandes, alrededor del 30 por ciento tuvo más de cinco mil asistentes y una cuarta parte tuvo al menos 250 expositores.
Aumento de la asistencia a conferencias
Los días en que se produjo el libro del programa de registro previo a la conferencia y se envió por correo a su lista de clientes oa la lista de miembros de una asociación han quedado atrás. A lo largo de los años, descubrí que un enfoque más integrado de las conferencias de marketing es mejor para aumentar la asistencia.
En esta publicación, me centraré en las mejores formas de incluir el correo directo como parte de la combinación de promoción de su conferencia. Las publicaciones futuras discutirán el uso de boletines electrónicos, redes sociales, sitios web y telemercadeo para promover el registro de la conferencia. Aquí hay siete consejos para ayudar a generar más registros de conferencias.
Mejores formas de usar el correo directo
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Enviar postales en lugar de programas. En lugar de enviar por correo un libro del programa previo a la conferencia que incluya el cronograma preliminar completo y la información del viaje, cree una serie de postales de gran tamaño que tengan un arte atractivo con un llamado a la acción en un lado y algunas viñetas clave en el reverso.
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Empuje el tráfico en línea. Destaca la URL de tu conferencia de forma destacada en todos los correos, ya que el objetivo de la postal es llevar a las personas a tu sitio web y sitios de redes sociales.
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Utilice los ahorros de franqueo para hacer crecer su lista. Dado que el costo de enviar una postal será mucho menor que el costo de enviar un libro de registro previo a la conferencia, puede aumentar el tamaño de su universo de correo para incluir listas de clientes, miembros, vencidos y alquilados.
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Para las listas alquiladas, seleccione por área geográfica para que pueda comercializar a personas ubicadas más cerca de la ubicación de la conferencia o profundizar en segmentos específicos. Sugiero tres o cuatro postales de la serie. Dependiendo de su presupuesto, es posible que desee enviar solo una postal a sus listas alquiladas para reducir los costos de alquiler de listas.
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Considere los descuentos por reserva anticipada. Si está ofreciendo un descuento por registro anticipado, promuévalo en una postal y envíela por correo unas semanas antes para que su audiencia la reciba con tiempo suficiente para aprovechar el descuento.
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Personaliza el mensaje. Considere usar mensajes variables en la postal para orientar su mensaje más de cerca a los segmentos de su lista. Además, muchas impresoras de correo directo pueden personalizar individualmente su mensaje sin costos adicionales.
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Promoción cruzada. Si envía regularmente una revista para miembros, piense en incluir una de las postales en un paquete de bolsa de plástico con el tema antes del evento.
Ahorre dinero y gane repetición
Descubrí que con este enfoque, y los ahorros en la impresión y el envío por correo del libro de registro previo a la conferencia, podía imprimir y enviar tres postales a un universo que es cuatro veces más grande que enviar por correo el programa de registro previo a la conferencia por única vez. Además, empujar a las personas al sitio web y a los canales de redes sociales le permite asegurarse de que la información de la conferencia que ven esté siempre actualizada y refleje cualquier cambio en la agenda.
¿Tienes más ideas o preguntas? Por favor, hágamelo saber en los comentarios.
