10 estrategias de gestión del tiempo para ser más eficiente en el trabajo

No existe una bala de plata cuando se trata de mejorar la eficiencia del trabajo. La productividad profesional varía a lo largo de cada día, semana y mes. Sin embargo, el uso de estrategias de administración del tiempo puede ayudarlo a administrar mejor su horario, su energía y su atención.

Aquí, destacamos algunas de las mejores estrategias de gestión del tiempo disponibles. Además de darle un impulso a su productividad, estas prácticas útiles pueden ayudar a reducir el estrés, aumentar su energía y liberar más tiempo.

Reflexiona sobre cómo usas tu tiempo

Aprovechar al máximo su tiempo a menudo comienza con la autorreflexión. Utilice las siguientes preguntas como guía para comprender mejor sus procesos actuales.

Puede utilizar sus respuestas para elegir estrategias de gestión del tiempo.

¿Cuándo estás más productivo y alerta?

Nuestros relojes internos de productividad siguen un ritmo que puede afectar cuán productivos somos durante ciertos momentos.

Piense en cuándo se siente más alerta y ambicioso y programe las tareas más importantes durante este tiempo. Estos períodos de máxima productividad deben llenarse con un trabajo profundo y enfocado.

¿Cuáles son tus hábitos de distracción?

Muchas personas están rodeadas de distracciones que les dificultan concentrarse en el trabajo. Para combatir estas interrupciones, primero debe comprender sus hábitos de distracción.

Piense en lo que más lo distrae, cuándo tienden a aparecer las distracciones y sus niveles de energía cuando lo hacen.

¿Dónde coloca su tiempo, energía y atención durante la jornada laboral?

Evalúe honestamente cómo delega su tiempo, energía y atención. Piensa en lo que te comprometes a completar tareas y lo que le das a tus descansos.

Si bien los descansos tienen beneficios para la salud y la productividad, demasiados descansos reducen sus horas de trabajo. Averiguar cómo funcionan las cosas actualmente para hacer mejoras.

¿Necesita mejores límites?

Al pensar en cómo mejorar su enfoque, debe analizar sus límites en el trabajo. ¿Te pones libremente a disposición de tus compañeros de trabajo? ¿Qué pasa con tus amigos y familiares?

Si bien ciertos contactos necesitan respuestas instantáneas, es posible que deba posponer la respuesta a correos electrónicos, llamadas, mensajes de texto y mensajes de redes sociales para administrar mejor su tiempo.

¿Cómo pasas tu tiempo antes de empezar a trabajar?

Finalmente, debes evaluar tu rutina matutina. Piense en lo que hace para prepararse para el trabajo y considere en qué tipo de estado de ánimo se encuentra normalmente para comenzar el día.

¿Te levantas y te vas, desayunas o haces ejercicio? ¿Tu viaje te relaja o te estresa?

Estrategias de administración del tiempo que puede comenzar de inmediato

Después de responder esas preguntas, debería tener más perspectiva sobre sus hábitos y procesos de trabajo. Ahora puede implementar estrategias de gestión del tiempo para mejorar su productividad y tomar el control de su día.

Tú te conoces mejor. Si una de estas opciones no te funciona, prueba con otra.

1. Método GTD

El consultor de productividad David Allen creó un método llamado Getting Things Done, que ayuda a los profesionales a organizar y ordenar su tiempo. Allen destaca cinco pasos necesarios para este método:

• Graba todo lo que te llame la atención a lo largo del día.

• Aclare si el captador de atención requiere acción o no.

• Organice todos los elementos que llaman la atención en categorías, como accionables, basura o retenidos.

• Revise estas categorías, captadores de atención y distracciones con regularidad.

• Utilice este sistema para tomar mejores decisiones con su tiempo.

2. Establezca prioridades mensuales y semanales, que informarán sus prioridades diarias

Priorizar sus tareas semanales y mensuales por importancia y urgencia puede ayudarlo a descubrir cómo planificar sus días individuales y mantenerse al día. Trate de completar las tareas más importantes mucho antes de su vencimiento. Trabaje en ellos durante los momentos en que sea más productivo.

Esto asegurará que realice los trabajos necesarios mientras aún tenga energía. Esto también le deja tiempo para espolvorear las tareas sobrantes a medida que su agenda se libera.

3. Planifica tu día

Diseñar su horario diario puede ayudarlo a concentrarse en las tareas en cuestión sin preocuparse por qué más debe hacer. Al final de la jornada laboral, escribe todas las tareas que tienes que realizar al día siguiente. O puede hacer esto cada mañana.

Además de liberar tu cerebro, planificar tu día de esta manera puede ayudarte a priorizar y evitar postergar u olvidar una tarea por completo.

4. Divide las tareas grandes en otras más pequeñas

Sobre el papel, las tareas grandes parecen abrumadoras y pueden ser difíciles de comenzar. Para luchar contra la procrastinación, intente dividirlos en partes más pequeñas y manejables. Estas tareas más pequeñas serán más fáciles de iniciar y completar.

Bonificación: marcar los elementos completados a medida que avanza puede ser gratificante.

5. Bloque de tiempo

Bloquear el tiempo de tu día es una estrategia popular de gestión del tiempo. Este método le permite reservar períodos de tiempo para tareas relacionadas, como deberes administrativos, asignaciones de trabajo profundo, correos electrónicos, descansos, reuniones y planificación.

Esta estrategia puede ayudarlo a concentrarse en las tareas y evitar las distracciones, sabiendo que tiene un bloque programado próximo para otras cosas. El bloqueo de tiempo también lo ayuda a priorizar y visualizar sus tareas y su día.

6. Agrupa tareas similares en lotes

Al diseñar sus tareas diarias, considere agrupar tareas similares como una estrategia efectiva de gestión del tiempo. Esto lo ayudará a evitar el cambio de contexto, un método improductivo de hacer malabarismos mentales con varias tareas.

Mediante el procesamiento por lotes de tareas, puede moverse más fácilmente entre tareas que requieren habilidades iguales o similares. Su mentalidad será consistente y sus acciones más deliberadas al cambiar.

7. Limite la revisión del correo electrónico y las aplicaciones de mensajería del trabajo (a menos que sea un deber laboral principal)

Muchos profesionales reciben correos electrónicos y mensajes regulares a lo largo del día. Verificar y responder constantemente a estos podría crear problemas reales de productividad. A menos que responder correos electrónicos y mensajes sea una parte principal de su trabajo, es posible que desee limitar la frecuencia con la que responde.

Considere posponer sus notificaciones de correo electrónico y mensajes como una estrategia de administración del tiempo. Reserve tiempo para revisar y responder a todos los contactos que recibió hasta ese momento. Esto elimina una posible interrupción de su enfoque.

8. Mantente organizado

Cuando su escritorio está desorganizado, puede ser difícil concentrarse en una sola cosa. Es lo mismo para tu cerebro. Su cerebro solo puede concentrarse en unas pocas cosas a la vez, por lo que el desorden mental le quita tareas importantes y productividad.

El desorden mental se puede minimizar con una planificación y organización adecuadas. Dedique algún tiempo a escribir todas las cosas que necesita hacer ese día y programe tiempo para completarlo. Si encuentra que su cerebro se atasca con cosas nuevas que hacer, haga una pausa y escríbalas también.

9. Evite el cambio rápido de tareas y el trabajo a medias

La multitarea y el cambio de tareas pueden parecer una estrategia productiva de gestión del tiempo, pero en realidad pueden hacer más daño que bien. Según la Asociación Estadounidense de Psicología, cambiar de tarea nos ralentiza al crear pequeños bloqueos mentales después de cada turno.

Con el tiempo, estos pequeños bloqueos se acumulan y provocan fatiga mental y una gran cantidad de tiempo perdido. Evite esto comprometiéndose a comenzar y completar una tarea.

10. Encuentra herramientas de productividad que funcionen para ti

Las aplicaciones de productividad lo ayudan a administrar su tiempo y sus tareas. Te mantienen organizado y te ayudan a planificar tus días y proyectos. Al brindarle asistencia en la estrategia de administración del tiempo, estas aplicaciones lo ayudan a administrar sus listas de tareas y horarios de manera más efectiva.

Con muchas excelentes opciones disponibles, encuentre una o dos que encajen bien con su estilo y se adapten mejor a sus necesidades.

Adoptar una actitud saludable hacia la gestión del tiempo

La implementación de estrategias de gestión del tiempo es un proceso que puede tomar tiempo para concretarse. Nunca alcanzarás la perfección porque las interrupciones y circunstancias inesperadas son parte de la típica jornada laboral.

Lo importante es desarrollar prácticas que mejorarán de manera gradual y colectiva su horario y productividad.

Si bien es importante comprometerse con estas estrategias de administración del tiempo, también debe ser indulgente y justo consigo mismo. Habrá momentos en que su productividad disminuya, así que trate de no ser demasiado duro consigo mismo cuando esto suceda.

También debe darse tiempo para descansar y recargar, lo que puede ayudarlo a evitar quemarse.