Si tiene una montaña de facturas y estados de cuenta en papel amontonados en casa, es posible que se pregunte qué debe conservar y qué puede ir a la trituradora. Cuando se trata de estados de cuenta bancarios, normalmente debe tener acceso a ellos durante al menos tres años. Sin embargo, en algunos casos, los necesitará hasta por siete años.
Obtenga más información sobre por qué es necesario conservar los extractos bancarios, por cuánto tiempo y qué sucede si no lo hace.
Conclusiones clave
- El IRS y la mayoría de los estados pueden auditar las declaraciones de impuestos durante tres años a partir de la fecha de presentación, por lo que sus estados de cuenta bancarios deben estar accesibles durante al menos ese tiempo.
- Es posible que deba conservar estados de cuenta bancarios durante siete años si invierte o si se sospecha que no ha declarado sus ingresos.
- Los estados de cuenta bancarios de los últimos dos años pueden ser necesarios para declarar impuestos, obtener préstamos y otros movimientos financieros que requieren una verificación de ingresos.
¿Cuánto tiempo debe conservar los extractos bancarios?
En la mayoría de los casos, necesitará acceso a sus extractos bancarios durante al menos tres años (pero posiblemente hasta siete) como prueba en situaciones de auditoría. Los estados de cuenta bancarios del último año deben conservarse para la declaración de impuestos, pero es posible que también los necesite para obtener un préstamo o alquilar una casa.
La ley federal requiere que los bancos mantengan la mayoría de los registros archivados durante al menos cinco años, y muchos mantienen los estados de cuenta de los miembros disponibles hasta por siete. Consulte con su banco para ver cuánto tiempo mantendrá sus registros. Si surge una auditoría u otra necesidad de un estado de cuenta dentro de ese período de tiempo, puede solicitarlos a su banco en lugar de tenerlos a mano, aunque es posible que deba pagar una pequeña tarifa por los estados de cuenta más antiguos.
¿Por qué debería conservar los extractos bancarios?
Una de las razones principales por las que necesita estados de cuenta bancarios es para tener prueba de un elemento de ingreso, deducción o crédito para el Servicio de Impuestos Internos.
Razones relacionadas con impuestos
El IRS tiene un período de limitaciones que se aplica a las declaraciones de impuestos sobre la renta y limita la cantidad de tiempo que tiene para enmendar su declaración, reclamar un reembolso o reclamar un crédito. Además, el período de limitaciones restringe el tiempo que el IRS tiene para evaluar el impuesto adicional.
El período de prescripción del IRS para los impuestos adeudados es de tres años a partir de la fecha en que presenta su declaración original. Para reclamar un reembolso o crédito, son tres años a partir de la fecha en que presentó la declaración o dos años a partir de la fecha en que pagó el impuesto adeudado, lo que ocurra más tarde.
En muchos casos, el período de limitaciones de su estado coincidirá con la fecha límite del IRS de tres años, pero podría haber algunas excepciones en el lugar donde vive. Asegúrese de consultar las leyes de su estado para asegurarse de que sus declaraciones estén accesibles durante el período de auditoría.
Si necesita enmendar su declaración de impuestos para reclamar un crédito o reembolso, pero no puede acceder a sus estados de cuenta bancarios, es posible que no pueda demostrar que merece ese crédito o reembolso. Además, si el IRS evalúa impuestos adicionales que usted sabe que no debe, es posible que necesite sus estados de cuenta bancarios para demostrar por qué no los debe.
Otras razones para conservar los extractos bancarios
Guarde estados de cuenta bancarios para futuros prestamistas, propietarios y otras personas con las que le gustaría iniciar una relación financiera. Al determinar si puede pagar los pagos de un préstamo, una casa de alquiler u otra cosa, es posible que soliciten ver sus estados de cuenta bancarios para verificar sus ingresos.
Los estados de cuenta bancarios también pueden ser útiles para demostrar las compras realizadas con tarjeta de débito, cheque o transferencia bancaria en caso de que alguien le diga que le debe dinero. Y si necesita usar la garantía de un producto o presentar un reclamo de seguro, un extracto bancario podría ayudar al confirmar que realizó las compras relacionadas.
¿Cuándo debería mantener los estados de cuenta bancarios por más tiempo?
En algunos casos, el IRS sugiere que mantenga registros por más de tres años debido a la cantidad de tiempo que la agencia puede auditarlo.
- Si paga impuestos sobre la nómina, deberá conservar los registros durante cuatro años después de que el impuesto venza o se pague, lo que ocurra más tarde.
- Si los ingresos no se informan y representan más del 25 % de sus ingresos brutos, o si el IRS sospecha que este es el caso, puede auditarlo en cualquier momento durante seis años.
- Si informa una pérdida de capital debido a deudas incobrables o valores sin valor, debe conservar sus registros durante siete años.
Si no presentó una declaración un año, o si presentó una declaración que el IRS cree que es fraudulenta, no hay límite sobre cuándo puede ser auditado.
Si sus impuestos son relativamente simples y los ha presentado con precisión, es probable que no tenga que preocuparse por mantener los estados de cuenta bancarios por más de tres años. Sin embargo, si tiene finanzas más complicadas, incluidas las inversiones, es una buena idea asegurarse de poder acceder a ellas por siete.
Organización de extractos bancarios y otros documentos
Tener una forma de almacenar y realizar un seguimiento de sus estados de cuenta puede facilitar el acceso a la información cuando la necesite.
Estados de cuenta en papel
Si prefiere guardar años de estados de cuenta físicos en el archivo, necesitará tener algo de espacio para hacerlo. Aquí hay algunos consejos de mantenimiento de registros para registros impresos:
- Compra un archivador exclusivo para tus documentos financieros.
- Separe los documentos por año.
- Organice los documentos por tipo y categoría (estados de cuenta bancarios personales, extractos bancarios comerciales, estados de inversión, extractos de tarjetas de crédito, etc.).
- Archívelos en orden cronológico para que sea fácil encontrar lo que necesita rápidamente.
- Guarde los documentos más importantes en una caja fuerte a prueba de fuego.
Una vez que ya no necesite declaraciones, tritúrelas para proteger la información confidencial.
Estados de Cuenta Electrónicos
Dado que los estados de cuenta electrónicos son cada vez más comunes, puede optar por mantener registros virtuales. Sin embargo, si decide seguir esa ruta y mantenerlos guardados en un solo dispositivo, corre el riesgo de perder registros si el dispositivo falla, se pierde o se lo roban. Considere realizar una copia de seguridad de los registros en un dispositivo de almacenamiento secundario seguro o en un entorno de nube seguro.
Otra opción con los extractos digitales es ponerse en contacto con su banco para averiguar cuánto tiempo guarda los extractos, para que pueda acceder a ellos cuando los necesite. A menudo, los bancos le permiten acceder, descargar e imprimir los estados de cuenta de algunos años a través de la banca en línea. Si necesita un estado de cuenta que no está disponible en línea pero aún está dentro del período de tiempo que su banco mantiene registros, generalmente puede solicitarlo. Los marcos de tiempo y las tarifas pueden variar según la institución y el tipo de cuenta, así que verifique antes de seguir esta ruta.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cuánto tiempo debe conservar sus declaraciones de impuestos?
Por lo general, debe conservar sus declaraciones de impuestos durante al menos tres años a partir de la fecha de presentación, ya que ese es el período de prescripción del IRS para evaluar impuestos adicionales. Sin embargo, si no pagó sus impuestos en el plazo de un año desde la presentación, mantenga una declaración a mano durante dos años a partir de la fecha en que los pagó en su totalidad.
El IRS puede auditarlo hasta por seis años si sospecha que no declaró sus ingresos en al menos un 25 %. Guarde sus declaraciones de impuestos durante siete años si presenta una pérdida por deuda incobrable o valores sin valor.
¿Cuánto tiempo debe conservar los talones de pago?
Los talones de pago deben conservarse durante al menos 12 meses para que pueda presentar sus impuestos con precisión el año siguiente. Sin embargo, según el IRS, es posible que desee conservar sus talones de pago durante tres años para respaldar sus declaraciones de impuestos en caso de que lo auditen.
¿Cuánto tiempo debe conservar los estados de cuenta de las tarjetas de crédito?
Si usa una tarjeta de crédito para negocios, asegúrese de poder acceder a los registros durante al menos tres años para que sirvan como prueba (si es necesario) para sus declaraciones de impuestos.
Para las tarjetas de crédito personales, es mejor conservar los estados de cuenta durante 12 meses para verificar los cargos que se le hicieron, los servicios que pagó, los gastos comerciales, las donaciones benéficas o, en caso de disputa, el pago del préstamo a tiempo.
