Un memorándum (también conocido como memorándum o «recordatorio») se utiliza para comunicaciones internas sobre procedimientos o asuntos oficiales dentro de una organización.
A diferencia del correo electrónico, una nota es un mensaje que envía a un gran grupo de empleados, como un departamento completo o una empresa completa. Es posible que deba escribir una nota para informar a los empleados sobre próximos eventos o cambios internos.
Si necesita informar a sus empleados sobre asuntos internos oficiales, le mostraremos cómo escribir un memorando para transmitir mejor su mensaje. Pero antes de desglosarlo, hablemos de los muchos propósitos de tomar notas.
¿Qué es un memorando?
Un memorándum o memorándum es un documento que se entrega a un grupo de personas para difundir información sobre una tarea, proyecto, evento u otro. El propósito de la nota es llamar la atención de manera rápida y concisa sobre esta información.
Los memorandos se distribuyen para mantener informados a los lectores sobre nueva información y tienen archivos adjuntos para varias comunidades y empresas.
Comunidades puede usar notas para educar a las personas sobre las reglas de seguridad pública, promover varios eventos, crear conciencia sobre temas que afectan sus vidas.
Empresas puede usar las notas para transmitir información sobre una política actualizada recientemente, cambios en los procedimientos o alentar a los empleados a tomar medidas, como asistir a una próxima reunión, convención o celebración de un hito organizacional.
A continuación, le presentaremos cómo escribir su propio memorándum.
Cómo escribir una nota
- Escribe un título.
- Escribe una introducción.
- Proporcionar antecedentes sobre el problema.
- Resuma los puntos de acción y una línea de tiempo.
- Incluir una declaración de cierre.
- Revisa y prueba antes de enviar.
Puede armar una nota en unos pocos pasos. Todos los recordatorios deben incluir lo siguiente:
1. Escriba un título.
No importa qué tipo de nota esté escribiendo, debe incluir un título. Esta sección debe indicar para quién es la nota (ya sea una persona o un departamento), la fecha, de quién es la nota y el asunto.
Su línea de asunto debe ser corta, atractiva y dar a los lectores una idea general de lo que trata la nota.
2. Escribe una introducción.
Su introducción debe resumir el propósito de su nota en dos o tres oraciones. Debe resaltar el asunto o problema y la solución que decidas seguir adelante.
3. Cuéntanos sobre el problema.
En esta sección, explique las razones detrás del memorando. Por ejemplo, estos pueden ser cambios en el presupuesto, reestructuración de la empresa o la introducción de nuevos procedimientos. Esta explicación debe incluir la justificación de los cambios que se están implementando.
4. Designe acciones y cronograma (opcional).
Dependiendo del propósito de su memorándum, puede tener elementos de acción para que los empleados completen o un cronograma para realizar cambios. Por ejemplo, es posible que necesiten completar una tarea o proporcionar información antes de un plazo determinado. Esta sección debe incluir lo siguiente:
- Cuándo los empleados pueden esperar que los cambios surtan efecto
- Qué cambios ya se han realizado y qué esperar en el futuro
- Plazos que deben cumplir
Si no se requiere ninguna acción en nombre del empleado, puede omitir esta sección.
5. Incluya una declaración de cierre.
Su declaración de cierre incluirá cualquier información que le gustaría respaldar. ¿Existen contactos específicos a los que los lectores deban comunicarse si tienen preguntas? En caso afirmativo, inclúyalos aquí.
6. Revisar y corregir antes de enviar.
Este paso puede parecer sencillo, pero es importante revisar el documento antes de enviarlo. Las notas están destinadas a informar a los lectores sobre los próximos cambios y transmitir información importante. No quiere correr el riesgo de confusión debido a un error tipográfico o tergiversación.
Para comenzar a crear sus propias notas comerciales, aquí hay una plantilla de notas comerciales fácil de usar con ejemplos de cómo usarlas para satisfacer una variedad de necesidades como guía.
plantilla de nota de negocios
MEMORÁNDUM
A:
DE:
FECHA:
TEMA:
Le escribo para informarle que [reason for writing memo].
A medida que nuestra empresa sigue creciendo… [evidence or reason to support your opening paragraph].
Por favor, hágamelo saber si hay alguna pregunta. Al mismo tiempo, agradecería su cooperación, ya que [official business information] sucediendo.
Formato de plantilla de nota comercial
El formato de plantilla de nota comercial está diseñado para comunicar su mensaje de manera efectiva. En un memorándum se debe difundir la información necesaria de tal forma que sea fácil de asimilar por un gran número de empleados.
La línea de asunto exacta les avisará que esta nota es sobre ellos. Y al comenzar con un resumen, los destinatarios podrán comprender el mensaje general antes de profundizar en los detalles. La información de fondo brinda contexto para el mensaje, mientras que la descripción general y la línea de tiempo deben responder las preguntas que puedan surgir.
Título:
En el título, debe etiquetar claramente su contenido como «Memorándum» para que sus lectores sepan exactamente lo que están recibiendo. Como se mencionó anteriormente, debe especificar «PARA», «DESDE», «FECHA» y «Asunto». Esta información es importante para proporcionar contenido, como a quién se dirige y por qué.
Párrafo uno:
En el primer párrafo, debe indicar rápida y claramente el propósito de su nota. Puede comenzar su oración con «Le escribo para decirle…» o «Le escribo para pedirle…». La nota debe ser breve, clara y al punto. Querrá proporcionar la información más importante por adelantado y luego usar los párrafos siguientes como una oportunidad para profundizar en los detalles.
Párrafo dos:
En el segundo párrafo, querrá proporcionar contexto o evidencia de apoyo. Por ejemplo, supongamos que su nota informa a una empresa sobre una reorganización interna. Si es así, el segundo párrafo debería decir algo como: “A medida que nuestra empresa continúa creciendo, hemos decidido que tiene sentido separar nuestro equipo de producción de video de nuestro equipo de contenido. De esta manera, estos equipos pueden concentrarse más en sus tareas”. objetivos individuales.
Punto tres:
En el tercer párrafo, querrá incluir su solicitud específica para cada empleado; si está planeando una salida de equipo, este es el lugar donde debe incluir: «Responda la pregunta sobre restricciones dietéticas» o «Envíeme un correo electrónico con preguntas.»
Por el contrario, si informa al personal sobre la próxima construcción de un edificio, puede decir: «Agradecería su cooperación en este momento». Incluso si no espera ninguna acción específica de los empleados, es útil indicar cómo espera que manejen la noticia y si espera que hagan algo en respuesta al memorándum.
Plantilla de nota descargable
¿Le gustaría ver el formato de nota anterior en su forma final? Descarga las plantillas gratuitas de notas comerciales de HubSpot que se muestran a continuación. El documento le brinda una estructura que clasifica su memorando en subtemas para ayudar a los empleados a absorber mejor la información y comprender lo que se espera de ellos después de leerlo.
Descarga esta plantilla
Ejemplos de notas
Diferentes industrias o situaciones requerirán notas ligeramente diferentes. Algunos necesitarán ser más largos o más cortos, otros pueden no tener una línea de tiempo y algunos tendrán una amplia información de antecedentes. El formato de su nota debe cambiar para que coincida con el mensaje que desea que reciban sus empleados.
Recordatorio de retraso de inicio
El propósito de este memorándum es anunciar que el lanzamiento del producto se retrasará. La introducción tiene una nueva fecha, por lo que no hay necesidad de una cronología o una descripción general larga. Este formato de este memorándum se puede aplicar a otras situaciones en las que se están produciendo cambios simples pero importantes.
lo que nos gusta: El memorándum de lanzamiento les da a los lectores una idea de los retrasos en el lanzamiento de productos, lo que puede aliviar parte de la frustración que los clientes o empleados podrían experimentar si no estuvieran informados.
Otros cambios de fecha, promociones, hitos o anuncios de productos también pueden usar este formato.
Recordatorio de renovación de edificios
Hay aspectos logísticos del negocio que preocupan a sus empleados, pero no necesariamente están relacionados con su trabajo. Este memorándum muestra un ejemplo de reforma de cocina en una oficina. Este es un pequeño inconveniente, pero no muy grande.
lo que nos gusta: Este memorándum demuestra que la empresa comprende el impacto que las renovaciones pueden tener en los empleados y demuestra respeto y atención a sus necesidades.
Este formato de nota se puede aplicar a otras actualizaciones de edificios, días de trabajo desde casa u otros anuncios generalizados pero menores.
Nota de la comunidad
Las vacaciones, los eventos, los días temáticos u otras actividades divertidas para sus empleados también se pueden informar mediante notas. Las notas de la comunidad como este ejemplo suelen ser más cortas porque no requieren mucha información de fondo o detalles.
lo que nos gusta: Esta nota tiene instrucciones claras sobre dónde encontrar la ubicación del evento, lo que sería menos eficiente si solo mostrara el número de piso.
Las notas de este tipo deben incluir al menos un resumen, fecha y lugar.
Nota de persuasión
Los memorandos de persuasión se utilizan para alentar a los lectores a tomar medidas sobre un evento o propuesta, como votar o iniciar una petición.
lo que nos gusta: Este memorando de persuasión prioriza proporcionar al lector información para explorar por su cuenta y tomar una decisión basada en sus hallazgos.
Los componentes principales de una nota de persuasión deben incluir una descripción general de la tarea en cuestión, el contexto para obtener más información al respecto y un llamado a la acción que destaque el impacto que el lector puede tener.
Escriba las notas de su caso
La principal diferencia entre un memorándum y un simple correo electrónico no está en el nivel de complejidad, sino en el tamaño de la audiencia. Un memorando puede ser simple o complejo siempre que comunique su mensaje de manera efectiva y sea relevante para el grupo anfitrión. Y el mensaje en sí debe ser claro y conciso, independientemente del formato de nota que utilice.
Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en octubre de 2022 y se actualizó para que esté completa.
