La pandemia del coronavirus ha acelerado nuestra dependencia de los espacios virtuales para poder seguir trabajando y conectados. Si bien, por supuesto, todos esperamos volver a los eventos en vivo cuando sea seguro y práctico hacerlo, los tiempos difíciles exigen medidas innovadoras, y las organizaciones están aprendiendo a ofrecer eventos que pueden brindar experiencias educativas significativas para los asistentes y, al mismo tiempo, evitar la fatiga de Zoom. .
Por ejemplo, en octubre, PRSA y PRSSA presentaron ICON 2020, la primera Conferencia Internacional totalmente virtual para ambas organizaciones. No estuvimos en Nashville como estaba previsto, pero en lugar de simplemente presentar una serie de sesiones de Zoom, el evento simuló efectivamente una experiencia «en vivo». Desde la entrada del vestíbulo hasta los ponentes principales y las oportunidades de establecer contactos, las ofertas de mayo ayudaron a elevarlo más allá del evento virtual «tradicional».
Un elemento clave de su éxito, y que puede servir bien a otras organizaciones, fue la integración de eventos populares y familiares, como ceremonias de entrega de premios y una exposición virtual, que los miembros esperan experimentar. Además, a lo largo de la conferencia, el aspecto de gamificación de recompensar a los asistentes por encontrar objetos ocultos en la pantalla fue, y puede ser para otros, una forma creativa de mantener a todos comprometidos y de apoyar una competencia amistosa.
A pesar de los desafíos que presentan los eventos virtuales, también brindan oportunidades que los eventos estrictamente en vivo no pueden. Por ejemplo, los organizadores de conferencias tienen la oportunidad de recibir oradores de todo el mundo que normalmente no podrían viajar al evento. Y la base de asistentes de una conferencia también puede expandirse enormemente, brindando acceso directo al contenido disponible para una audiencia internacional que ahora tiene más probabilidades de asistir.
Al planificar una conferencia, la creación de redes es una de las experiencias más difíciles de duplicar. Por lo tanto, es imperativo que los organizadores consideren las formas más efectivas de simular esas interacciones y alentar la creación de conexiones que durarán más allá de la conferencia misma. Los usos creativos de las plataformas de redes sociales pueden ayudar a los asistentes a la conferencia a iniciar y mantener un contacto frecuente. Los organizadores de eventos tienen la oportunidad de recrear actividades en persona, como un fotomatón, happy hours virtuales y salas de exhibición en línea, cada una adaptada a audiencias específicas. Una publicación de Instagram que se pueda compartir y un hashtag pegadizo también pueden brindar oportunidades para mantenerse motivado y conectado.
El costo es otro aspecto a tener en cuenta en la planificación de eventos virtuales. Si bien se eliminan muchos costos de viajes y/o presenciales, los factores monetarios exclusivos de los eventos virtuales, como la elección de una plataforma anfitriona, deben tenerse en cuenta en los presupuestos.
Si bien hay noticias alentadoras sobre el desarrollo de vacunas efectivas, las conferencias virtuales seguirán siendo eventos esenciales para proteger la salud y la seguridad de todos. Podría ser posible asistir a una reunión en persona en algún momento de 2021, pero es muy probable que también contenga elementos híbridos para aquellos que aún no quieren o no pueden viajar.
Durante la mayor parte de 2020, los planificadores de conferencias, por necesidad, crearon nuevas oportunidades para ayudar a fomentar la inspiración y el entusiasmo en un momento en que la gente más lo necesita. Estas innovaciones continuarán informando los eventos a medida que salgamos de esta pandemia de manera lenta pero segura y podamos conocernos y saludarnos nuevamente.
Jaliana Griesbach es estudiante de tercer año en la Universidad de Boston y estudia relaciones públicas y ciencias políticas. Actualmente se desempeña como coordinadora de conferencias para el capítulo PRSSA de la Universidad de Boston y como supervisora de cuentas en PRLab. Conéctate con ella en LinkedIn.
Rachel Meltzer es una estudiante de tercer año en la Universidad de Oklahoma que estudia relaciones públicas, estudios sin fines de lucro y administración de las artes. Actualmente se desempeña como Vicepresidenta Nacional de Eventos y Recaudación de Fondos para PRSSA y como Directora de Investigación de la Agencia Lindsey+Asp. Conéctate con ella en LinkedIn.
