Consejos para convertir tu evento offline en un éxito online

Como resultado de la pandemia global, muchas empresas se enfrentan a trasladar sus eventos o conferencias tradicionalmente presenciales en línea como seminarios web o reuniones virtuales. Pero mover un evento fuera de línea en línea, o crear un seminario web atractivo, requiere más que solo una cámara web. Requiere una planificación cuidadosa, creatividad y una estrategia sólida.

Hemos reunido algunos consejos sobre cómo puede crear un evento en línea o seminario web exitoso que sea digno de reemplazar una reunión en persona. El primer paso para crear un programa de seminarios web exitoso es tener una base sólida. Define tus metas y objetivos y asegúrate de conocer a tu audiencia. Tómese el tiempo para considerar lo que su audiencia quiere o necesita saber de usted y planee abordar sus necesidades.

A continuación, considere qué tipo de evento o programa reemplazaría su seminario web potencial y tenga en cuenta cuáles habrían sido los costos asociados de ese tipo de evento o programa. A menudo, los presupuestos para un evento físico planificado serían muchas veces mayores que los de la opción de seminario web. Desea que su evento en línea destaque en calidad y atención a su evento fuera de línea.

Si tiene en cuenta cómo se compara un seminario web en la entrega de los objetivos de su cliente, entonces puede comenzar a replantear sus expectativas o limitaciones presupuestarias. También clave: redefina sus expectativas de lo que es un webinar. Eso no tiene por qué ser una producción de bajo presupuesto utilizando cámaras web de baja calidad con mala calidad de sonido.

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serie de seminarios web

Reconsidere la experiencia del seminario web y piense en ofrecer seminarios web de valor de alta producción para reemplazar los eventos fuera de línea.

Conoce a tu audiencia

Dado este nuevo entendimiento, puede considerar una oferta de seminario web de mayor valor de producción que se asemeje más a una transmisión de televisión en vivo. Los aspectos de esto podrían incluir:

  • Múltiples configuraciones de cámara con primeros planos, planos generales y cámaras fijas en movimiento para una experiencia de audiencia más dinámica
  • Iluminación profesional, tanto de ponentes como de plató
  • Diseño de escenografía de marca y fondo con logotipo y combinación de colores.
  • Micrófonos de auriculares para todos los altavoces y un mezclador de audio dedicado para garantizar una calidad de sonido impecable
  • Un anfitrión experimentado que actúe como el «pegamento» del seminario web para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas y a tiempo.

Desarrolla un gran contenido

Incluso un seminario web atractivo, con un sonido excelente y bien administrado es tan bueno como el contenido relevante que ofrece, así que no ignore esta parte importante de la ecuación. Está bien obtener ayuda para dar forma y organizar el contenido del seminario web si su equipo interno no tiene las habilidades adecuadas para ofrecer contenido estelar.

La contratación de excelentes escritores y diseñadores gráficos puede hacer que la información proporcionada por los expertos en la materia brille. Además, hemos descubierto que tener dos presentadores interactuando genera un número mucho mayor de espectadores.

  • Asegúrese de incluir imágenes interesantes
  • Agregue elementos interactivos como encuestas, cuestionarios y preguntas y respuestas.
  • Proporcione nuevos datos interesantes (en resumen, cositas fáciles de digerir)
  • Cuenta historias
  • Haz lo inesperado
  • Hágalo interactivo (ya sea entre presentadores o con la audiencia)

Pon a prueba tu tecnología

Cualquiera que sea la plataforma de seminarios web que elija para la entrega de su seminario web, asegúrese de tener a alguien en el equipo que conozca la plataforma a la perfección. Comprenda las fortalezas y limitaciones de la plataforma y planifique el seminario web en consecuencia.

También es una buena idea planificar la redundancia en su configuración técnica. Esto incluye:

  • Tener una conexión a Internet por cable alternativa
  • Tener una máquina de respaldo para la transmisión.
  • Tenga una cámara, micrófonos y cables de repuesto (tenga en cuenta la regla S##T sucede y planifique en consecuencia)
  • Antes del seminario web, asegúrese de que todos los oradores que se unan de forma remota tengan una «verificación técnica». Esto normalmente incluiría verificar la conexión a Internet, la configuración de la cámara y el audio, junto con la iluminación y el encuadre de la cámara.
  • ¡Práctica práctica práctica! Asegúrese de tener tiempo para un ensayo del seminario web que incluya a todos los oradores con el equipo técnico.

Este «ensayo general» es donde se asegura de que todos entiendan quién está haciendo qué y cuándo en el seminario web. El objetivo es garantizar que el equipo funcione sin problemas de acuerdo con el guión. A menudo, cualquier problema técnico o de contenido se hará evidente durante este tiempo y se puede resolver antes de la puesta en marcha.

Planifica la entrega

Comprenda a su audiencia y adapte la entrega de su contenido en consecuencia.

  • Intente que un orador no hable durante demasiado tiempo. Cuánto tiempo es demasiado largo dependerá de la demografía de la audiencia.
  • Divida la sesión permitiendo la interacción con su audiencia. Esto podría tomar la forma de preguntas y respuestas de texto o audio, encuestas o cuestionarios. Las diferentes plataformas de seminarios web a menudo tienen estas funciones integradas en la interfaz, pero también puede usar otras herramientas como mentimeter.com
  • Los videos preproducidos de alta calidad pueden ser una excelente manera de darle vida a las introducciones, las secciones intermedias o los cierres. Estos pueden prepararse con anticipación y agregarse según sea necesario.
  • También puede considerar pregrabar a algunos de los presentadores si es necesario.

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