El distanciamiento social llegó para quedarse, y eso incluye interactuar digitalmente con colegas y clientes. Si bien se están realizando esfuerzos para reabrir partes de la sociedad como oficinas y escuelas, los grandes eventos en persona estarán entre las últimas funciones en recibir luz verde para regresar.
Debido a las cancelaciones y aplazamientos de eventos presenciales, muchas organizaciones están cambiando a eventos virtuales. Una nueva encuesta del Centro de Investigación de la Industria de Exposiciones encontró que el 63% de los organizadores que pospusieron un evento agregaron un componente virtual. Entre los organizadores obligados a cancelar por completo en 2020, el 81% planea cambiar a digital en el futuro.
Sin embargo, no es una transición fácil.
Comprender cómo lanzar un evento virtual será una parte crucial de su arsenal de marketing hasta 2021 y más allá. Aquí hay cuatro consejos para guiarlo a través de un evento virtual exitoso:
1. Comprender el paisaje virtual.
El primer paso en el proceso de planificación es conocer las herramientas disponibles.
Desde diferentes métodos de seguimiento hasta las posibilidades interactivas y de visualización que vienen con un espacio digital, los eventos virtuales son un juego de pelota completamente nuevo. Eso significa que vienen con un nuevo nivel de expectativas y demandas para la experiencia digital. Asegúrese de que sus páginas de destino, blogs y otros materiales estén actualizados, y tanto la experiencia del usuario de la página del evento como la interfaz de usuario estén optimizadas para una experiencia perfecta.
2. Hazlo interactivo.
Puede parecer obvio, pero mantener a los asistentes comprometidos durante un evento en línea es un componente esencial para brindar una experiencia que valga la pena, especialmente cuando las audiencias lidian con el agotamiento de las reuniones virtuales. Aproveche las oportunidades de networking y ludificación mientras planifica.
Haga un esfuerzo por adoptar funciones integradas para sus eventos, como encuestas, preguntas y respuestas, salas de chat virtuales, cuestionarios y sesiones de grupo. Incluso puede ir un paso más allá con premios, recompensas o certificaciones digitales.
3. Pruebe su tecnología.
Desafortunadamente, no puede controlar factores como la conectividad Wi-Fi y la velocidad del lado del usuario, pero aún debe pensar en todos los detalles técnicos para asegurarse de que todo funcione sin fallas. Repase cada presentación, transición, encuesta y otras experiencias que los asistentes verán al menos dos veces por adelantado.
4. Promoción y seguimiento.
Los eventos virtuales ofrecen aún más oportunidades para generar conciencia y registros, ya que las barreras físicas que impiden la asistencia no son un problema. Promocione su evento a través de canales digitales desde el principio y con frecuencia, pero no abandone el valioso punto de contacto que ha creado con los asistentes.
Enviar resúmenes y resúmenes posteriores al evento no solo es una excelente manera de mantener a las personas comprometidas con su marca, sino que también les recuerda la calidad de su evento, ya que reciben numerosas promociones para otros eventos en línea.
Si bien los eventos digitales pueden ser una señal de los tiempos de COVID-19 en los que vivimos, es probable que sean una tendencia que llegó para quedarse. Eliminar los viajes de los eventos los hace más eficientes, rentables y respetuosos con el medio ambiente, todos beneficios importantes en el mundo actual.
Los eventos en línea también pueden ayudar a atraer medios a su evento porque los reporteros no tienen que gastar tiempo y dinero en viajes. Los reporteros pueden participar en cualquier sesión que les resulte intrigante e impulsar la cobertura futura.
Mantenga estos consejos a mano cuando comience a desarrollar planes para 2021 y comience a dominar el arte del evento virtual.
Gerard LaFond es vicepresidente sénior de Lewis
Gracias por compartir los consejos para lanzar un gran evento virtual.