UP THERE, EVERYWHERE, que se estableció en 2011, es una agencia sueca basada en la nube con más de 200 personas en todo el mundo, la gran mayoría de las cuales trabajan de forma remota. La empresa siempre ha alentado a su gente a no venir a la oficina sino a trabajar donde sientan que trabajan mejor.
El fundador y CEO Julian Stubbs es británico, pero vive en Estocolmo, Suecia. Aquí ofrece algunos consejos para aquellos que están considerando trabajar a distancia ahora que ha llegado el coronavirus.
Todos nosotros, de alguna manera, ya nos hemos visto afectados por el coronavirus. Es un evento global que nos hace repensar la forma en que vivimos y trabajamos.
Es una gran llamada de atención. El mundo realmente necesita reconsiderar cómo funciona, cómo funciona todos los días. Es una de las razones por las que creamos ALLÁ ARRIBA, EN TODAS PARTES.
En la UP no contamos con oficinas tradicionales. Tenemos lo que llamamos Espacios Creativos, instalaciones compartidas de trabajo compartido en las que tomamos una serie de estudios o escritorios. Marcamos el espacio y lo usamos principalmente cuando tenemos reuniones con clientes o internas, o cuando realmente queremos pasar el rato con colegas. Todo significa que no tener para ir a una oficina. Vamos cuando queremos o necesitamos.
Ahora tenemos estos Espacios Creativos en Estocolmo, Uppsala, Hamburgo, Amsterdam, Londres, Guildford, Nueva York y el próximo será San Francisco. Más del 80% de nuestro trabajo en UP se realiza con equipos distribuidos globalmente estrechamente vinculados, a menudo trabajando de forma remota y vinculados con las mejores y más seguras herramientas y procesos basados en la nube para trabajar en colaboración. Hemos pasado los últimos diez años desarrollando este enfoque para que funcione, y funcione muy bien, por lo que sabemos un par de cosas al respecto. Después de haber trabajado en varias agencias tradicionales, diría que nuestra productividad es un 100 % más alta que la de cualquier agencia con la que me haya encontrado. Así que los beneficios son considerables.
Entonces, ¿qué consejo podemos ofrecer sobre el trabajo remoto y la gestión de equipos distribuidos globalmente?
- Obtenga la tecnología adecuada basada en la nube. Hay una gran cantidad de excelentes herramientas basadas en la nube hoy en día, por lo que debe decidir qué tipo de herramientas está buscando y satisfacer sus necesidades individuales. Para nosotros esto se divide en tres categorías generales; herramientas de comunicación, herramientas de gestión de proyectosy compartir/herramientas de almacenamiento. Algunas de las plataformas que hemos utilizado son Skype, ZOOM, Go To Meeting, WebEx, Google Hang outs, Facetime, Slack, Basecamp, Asana, Drop Box, BOX, HelloSign, Docusign. Ahora nos hemos centrado en algunos de estos en función de nuestra experiencia y preferencias. Necesita encontrar una plataforma que funcione para usted y se ajuste a cualquier protocolo de seguridad y TI que tenga implementado.
- Deja de ser paranoico. Todavía hay demasiado estigma en torno a las personas que trabajan remotamente. Este es el siglo XXI. Tenemos formas de trabajar mucho más productivas hoy que hace diez años. Acéptalo y mide la productividad de otras maneras, especialmente si eres el jefe. No mida el tiempo que pasa en una oficina o en un escritorio como productividad, generalmente no lo es, pero mida entrega. Demasiadas personas todavía están orientadas a medir a las personas según los estándares de calidad del siglo XIX. entrar en una oficina y tener un jefe vigilando por encima del hombro. Bienvenidos al siglo XXI.
- Haga que las reuniones remotas sean mucho más productivas. Realizamos una llamada de liderazgo semanal con doce personas de ocho ubicaciones y tres zonas horarias. Hacemos que sea estrictamente una reunión de una hora. Descubrimos que el truco consiste en predistribuir agendas y notas de soporte, en nuestro sistema de gestión de proyectos basado en la nube, y luego nombrar a un moderador que tenga excelentes habilidades para controlar el tiempo y que sea firme en seguir adelante cuando sea necesario. Luego distribuya notas y acciones después.
- Trabajando desde casa. Si te gusta trabajar desde casa busca un espacio en el hogar que sea tu espacio de trabajo Hazle saber a la gente cuando estés allí, estás en modo de trabajo. De hecho, he puesto nuestros propios carteles con el logotipo de UP en la pared detrás de mí para que cuando haga una videoconferencia la gente pueda ver Estoy en el trabajo además, es un fuerte recordatorio para mí personalmente cuando me siento allí sé ‘Estoy en el trabajo.
- Tomar descansos. La tentación puede ser sentarse allí y trabajar de ocho a diez horas seguidas. Tomar un café, pasear al perro, etc. Para mí, mi ciclo natural es que me aburro después de 45 minutos de hacer cualquier cosa, por lo que un descanso me ayuda a volver al modo de trabajo concentrado nuevamente. También apago las redes sociales y solo reviso el correo en ciertos momentos del día. De lo contrario, la tentación es ver cómo se llena el buzón de correo y responder de inmediato. No es necesario, es un viaje de culpa, no prueba nada. Reserve algunos momentos específicos durante el día para manejar el correo (además de usar herramientas de mensajería como Slack; ha reducido mi uso de correo en un 50%).
- Pero juntaos. Realmente ayuda a los equipos remotos reunirlos para reuniones físicas, ya que todos trabajamos mejor con personas que conocemos y hemos conocido. El año pasado tuvimos un Meet UP global en Palma, Mallorca, para más de sesenta miembros de nuestro equipo. ¿El objetivo principal? Solo para que la gente se conozca. Llegar a conocer unos a otros. También discutimos algunos temas de trabajo, pero simplemente al reunirnos habíamos logrado el objetivo más grande. Deberá invertir en este tipo de cosas para ejecutar equipos distribuidos de forma remota exitosos.
- Permita que las personas tengan la libertad de trabajar cuando funcionan mejor, siempre que cumplan. Tienes que encontrar tu propio patrón de trabajo cuando trabajas de forma remota. Mi propio día de trabajo se construye alrededor de mi vida. Soy madrugador y me gusta levantarme mucho antes de las 6 a.m. la mayoría de los días. Tomo una taza de té, me siento con una libreta anticuada y un bolígrafo y planifico mi día para saber para qué prepararme. Luego pasee al perro (prioridad) escuche las noticias mientras lo hago (en mi caso escucho el servicio de transmisión de BBC Radio 4 del Reino Unido), regrese, revise los correos por primera vez y póngase al día con las actividades nocturnas fuera de Suecia y luego entré en mi primera sesión de trabajo alrededor de las 9 am. Cuando vamos a nuestro Espacios Creativos o oficinas tenemos razones muy específicas. Reunión interna de lluvia de ideas o para conocer clientes. También trabajo desde otros lugares que no sean el hogar. Si el trabajo no es súper sensible y confidencial, disfruto hacer mi trabajo de pensamiento en una cafetería o en una exposición o museo. Por lo general, tomo un bloc de notas y un bolígrafo y normalmente soy más creativo en esos entornos.
- Computadora vs Tableta. Esta es una pregunta interesante y algo que acaba de surgir. Tengo un buen amigo, Johan, que ve el trabajo cuando usa su computadora portátil y el tiempo libre cuando cambia a su tableta. Me gusta la distinción mental entre estos dos modos, es una buena idea crear estos límites mentales.
- Deshazte de los atascos de jim. No te sientes ahí en tu atascos de jim (pijamas) todo el día. Mentalmente, y lo que es más importante socialmente, no es una buena idea. Algunas personas llegan al extremo de usar ropa específica cuando están en modo de trabajo y trabajando desde casa. Nuevamente, es una forma de hacer una distinción mental entre el modo de trabajo y el modo fuera de servicio. Personalmente, no hago eso, pero lo importante de trabajar de forma remota es hacer las cosas que te ayudan a tener éxito.
- Ya es hora. Tomar una decisión sobre cuándo comienza y termina la jornada laboral. Esto puede ser crítico ya que trabajar de forma remota con todas las herramientas adecuadas, puede caer en la trampa de trabajar las 24 horas. Una vez más, establezca límites definidos en torno a su día de trabajo y sepa cuándo es el momento de apagar. Tampoco tienes que trabajar en un bloque de nueve a cinco. Trabajo en varios bloques más pequeños durante el día y el último bloque termina alrededor de las ocho de la noche y luego reviso el correo alrededor de las diez de la noche. También tiendo a cocinar para mi familia, ya que lo disfruto, ya que también me permite desconectarme mentalmente cuando estoy cocinando. Me da un respiro. Luego vuelvo a trabajar por un corto tiempo y tengo una revisión de correo final para ponerme al día con los EE. UU.
¿El gran beneficio del teletrabajo? Hemos encontrado que nuestra tasa de productividad es mucho más alta que cualquier otra agencia que hayamos conocido. Esa es la gran ventaja. La otra gran cosa es que puedes crear tus propias mejores condiciones de trabajo. Toma música. Me encanta escuchar música todo el día cuando estoy trabajando. Nuevamente, es una cuestión de elección personal, así que cuando estoy en modo de trabajo pesado escucho algo de piano clásico o jazz, y cuando estoy en modo creativo, rock y pop. Acabo de tocar un poco de Debussy, Clair de Lune, ¡encantador! Eso normalmente no estaría permitido en una oficina tradicional.
Entonces, cuando ocurren eventos como el coronavirus, el modelo de trabajo remoto que usamos realmente se destaca.
Muchas empresas ahora se esforzarán por descubrir cómo su gente puede trabajar de forma remota, para tratar de ayudar a contener la propagación del virus. Para la mayoría será algo temporal.
En UP es la forma en que mejor trabajamos y lo hemos estado haciendo durante años. Ayudando a cambiar la forma en que funciona el mundo. Buena suerte.
