¿Alguna vez ha sentido que su proyecto no está funcionando bien pero parece que no puede encontrar la razón? Esta vaga sensación de malentendido es a menudo difícil de cuantificar, definir y diagnosticar. Aún así, los malentendidos y la comunicación ambigua son cuestiones importantes, e incluso los proyectos bien administrados pueden conducir al fracaso.
Karen Sobel Lojeski, directora ejecutiva de Virtual Distance International, ha desarrollado un método para medir el grado en que los proyectos pueden estar en riesgo debido a problemas de comunicación y coordinación. Este método se llama «distancia virtual» y lo usa para identificar y abordar estos problemas para empresas y organizaciones.
Karen, gracias por hablar hoy con el Recliner Blog. ¿Cómo desarrolló el concepto de distancia virtual?
A principios de la década de 2000, dirigía una empresa de consultoría de gestión de TI muy grande y me resultó más difícil lograr que los equipos de proyecto se involucraran y coordinaran activamente. Claro, a principios de los 90 usábamos el correo electrónico, las conferencias telefónicas, etc., pero algunas cosas cambiaron. En ese momento, no tenía idea de cuál era el fenómeno, o cuáles eran las implicaciones y los riesgos económicos o financieros. Pero definitivamente soy consciente de que algo en el entorno ha cambiado y está causando el problema que estoy observando.
Después de observar este fenómeno, comencé a determinar si era real. También me preguntaba si realmente tenía un impacto definible y medible en la organización. La investigación muestra que el distanciamiento virtual tiene un impacto medible y los resultados ocurren a un nivel muy estratégico. En otras palabras, está claro que este es un problema grave que representa un riesgo económico real para la empresa y los proyectos de TI.
En nuestro estudio, observamos millones de dólares en pérdidas de artículos atribuibles a la distancia virtual. También vimos una desventaja competitiva significativa debido al tiempo perdido para completar los proyectos, y observamos cómo los proyectos fracasaron como resultado. El efecto neto es que la distancia virtual conduce a una gestión muy ineficiente, lo que confirma nuestra investigación.
¿Es la distancia virtual estrictamente una función de la separación geográfica?
No, no lo es, este es uno de los hallazgos más importantes de nuestra investigación y representa la base de datos más grande sobre el tema en el mundo. Medimos altos niveles de distancia virtual entre equipos que estaban separados por 6,000 millas, pero también medimos niveles igualmente altos entre personas u organizaciones que trabajan en la misma ubicación. Este es un descubrimiento interesante.
Como ejemplo, puede imaginar fácilmente a alguien diciendo que se siente más cómodo trabajando con una persona en la India que en el edificio de al lado. Esta es la distancia virtual real. Justo ayer, estaba hablando con un tipo cuyo jefe estaba sentado en el cubículo junto a ella. Su jefe prefiere los mensajes instantáneos a las conversaciones, lo que genera malentendidos. Nuevamente, esta es una distancia virtual en el trabajo. Obviamente, la distancia virtual no es algo bueno, puede causar todo tipo de problemas.
Claro, la geografía se puede jugar con distancias virtuales, pero el concepto en sí es realmente independiente de la ubicación. Cada vez que la comunicación electrónica se convierte en un sustituto importante de las conversaciones telefónicas y las reuniones cara a cara, corre el riesgo de distanciarse virtualmente. La falta de «intimidad» percibida puede tener efectos muy reales en la productividad, la eficiencia y, en última instancia, el éxito de los proyectos de TI.
La ocultación y la negación de información a menudo se ven en proyectos fallidos. ¿La distancia virtual también funciona?
La ocultación de información definitivamente se puede facilitar cuando existe una distancia virtual. La ocultación de información se convierte en un problema cuando las personas se sienten socialmente aisladas y desconectadas de las personas con las que trabajan. La distancia virtual puede desempeñar un papel en la ruptura de la confianza que conduce a este comportamiento.
En el pasado, la interacción cara a cara ha ayudado a aliviar los problemas que surgen cuando las personas trabajan aisladas unas de otras. Hoy en día, los métodos de comunicación electrónica se utilizan ampliamente en lugar de la interacción real, lo que hace que la ocultación de información sea más fácil y más común.
Cuando se depende en gran medida de herramientas como la mensajería instantánea, se pierden pistas contextuales sobre el entorno y la cultura. No estoy abogando por volver a los días anteriores a la mensajería instantánea, pero debemos reconocer el impacto negativo que estas herramientas pueden tener en los proyectos de TI. Comprender estos problemas le permite tomar medidas para mitigar sus efectos negativos.
En el pasado, un gerente podía ver por sí mismo lo que le estaba pasando a su equipo. Si hay un problema cultural, puede tomar medidas para resolverlo rápidamente. Hoy en día, incluso identificar problemas se ha vuelto más difícil, y mucho menos resolverlos rápidamente.
¿Cómo saben las organizaciones cuándo enfrentan problemas relacionados con el distanciamiento virtual?
Hay varias señales de que existe distancia virtual en una organización o empresa:
- Miembro del equipo «Desaparecido en acción». Por ejemplo, un gerente puede notar que alguien no parece estar presente. Al gerente le puede resultar difícil saber qué está haciendo la persona, el resto del equipo parece no saber dónde está, etc.
- Miembros del equipo que «simplemente no lo entienden», especialmente sin explicar por qué. Por ejemplo, un gerente deja una llamada de conferencia pensando que todo está bien y luego recibe un correo electrónico que indica claramente que los miembros del equipo no están de acuerdo con lo que se discutió y alcanzó.
- Falta de participación y colaboración entre los miembros del equipo.
- El equipo carece de compromiso, especialmente cuando realmente se necesita.
A menudo, la distancia virtual entra en juego cuando los líderes de equipo parecen dedicar demasiado tiempo a administrar las comunicaciones.Otro signo puede aparecer cuando las cosas parecen además Bueno: especialmente en las relaciones de subcontratación, cuando el gerente del proyecto siempre informa que todo es perfecto, esto suele ser una señal de alerta.
La Dra. Karen Sobel Lojeski es la directora ejecutiva de Virtual Distance International. Su experiencia incluye trabajo en la academia y consultoría corporativa. Fue pionera en el desarrollo de la distancia virtual y realizó investigaciones sobre el tema mientras obtenía su doctorado. Puede comunicarse con ella a través de su empresa en http://virtualdistance.com.
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