Un memorando de débito, o nota de débito, es un aviso que informa a los clientes sobre una disminución en el saldo de su cuenta que necesita corrección.
Una nota de débito se usa para informarle sobre un ajuste en lugar de una transacción típica. Obtenga más información sobre qué son las notas de débito y cómo se comparan con las notas de crédito.
Definición y ejemplos de un memorando de débito
Un memorando de débito es un término contable que se refiere a una entrada que sirve como aviso a los clientes sobre un cambio o ajuste en su cuenta que disminuye el saldo.
- Nombres Alternativos: Nota de débito, nota de débito
Una nota de débito es común en la industria bancaria en varias situaciones. Por ejemplo, un banco puede emitir una nota de débito cuando evalúa las tarifas. La tarifa se debitará (o deducirá) de la cuenta del cliente y se registrará como un memorando de débito para indicar que se trata de un ajuste en lugar de una transacción. También se puede usar una nota de débito cuando se ajusta un saldo de cuenta incorrecto.
Las notas de débito comunes incluyen cargos por cheques devueltos, cargos por fondos insuficientes, cargos por intereses, cargos por imprimir cheques, cargos por alquiler de equipos bancarios y ajustes a depósitos incorrectos.
Las notas de débito también se pueden usar en la facturación, como cuando se recupera una deuda que se canceló previamente. Una nota de débito en ese caso reemplaza la factura original.
Cómo funciona un memorándum de débito
En la banca, las tarifas se deducen automáticamente de una cuenta y el memorando de débito se anota en su extracto bancario.
Por ejemplo, si su empresa tiene $10,000 en su cuenta corriente y el banco cobra una tarifa de servicio de $35, la cuenta se reducirá en $35 a $9,965 con esa reducción anotada en una nota de débito. Es posible que vea notas de débito similares para, por ejemplo, cargos por cheques sin fondos o impresos.
Los memorandos de débito también se utilizan en la contabilidad de partida doble para indicar un ajuste que aumenta el monto adeudado por un cliente.
Por ejemplo, si un cliente ordenó y pagó $1000 en madera en abril, y el costo de la madera cuando se entregó en junio aumentó a $1150, se podría emitir una nota de débito por el costo adicional de $150 de la madera. El proveedor agregaría una nota de débito de $150 a sus cuentas por cobrar, mientras que el cliente agregaría los $150 adicionales a sus cuentas por pagar.
Tipos de notas de débito
Notas de débito en extractos bancarios
Las tarifas bancarias son una de las razones por las que un banco puede usar una nota de débito para disminuir el saldo de una cuenta. Un banco sacará dinero de una cuenta por fondos insuficientes, cargos por sobregiro, cargos por servicios bancarios y cargos por impresión de cheques, entre otras razones.
Notas de débito como compensaciones internas
Cuando un cliente paga demasiado, el extra se puede compensar con una nota de débito. Esto permite que el departamento de contabilidad lo liquide devolviendo el memorándum al cliente. Si la cantidad extra en la cuenta de un cliente es el resultado de un error contable que resulta en un saldo residual, también se puede rectificar con una nota de débito.
Notas de débito en facturación incremental
Cuando se envía una factura original con un monto demasiado bajo, se puede enviar una nota de débito con la corrección incremental. Este método no se usa comúnmente porque la mayoría de las empresas vuelven a emitir una factura con el monto corregido.
Memorando de Débito vs. Memorando de Crédito
Tanto un memorando de débito como un memorando de crédito notifican a los clientes sobre un cambio en el estado de su cuenta. Una nota de débito informa a los clientes (o compradores) sobre por qué disminuyó el saldo de su cuenta o por qué deben más. Las notas de crédito son todo lo contrario: notan cambios que aumentan el saldo de una cuenta.
| Memorándum de Débito | Memorándum de crédito |
|---|---|
| En la banca, notifica de un ajuste que reduce el saldo de una cuenta | En la banca, notifica de un aumento en el saldo de una cuenta |
| En facturación, aumenta la cantidad que el comprador debe al vendedor | En facturación, reduce la cantidad que el comprador debe al vendedor |
| El comprador debe remitir el pago mediante un memorando de débito | El comprador puede usar el crédito para compensar compras futuras |
| El comprador registra la transacción como una reducción de las cuentas por pagar; vendedor debita cuentas por cobrar | El vendedor registra la nota de crédito como una reducción del saldo de sus cuentas por cobrar; el cliente registra la nota de crédito como una reducción en las cuentas por pagar |
Conclusiones clave
- Una nota de débito se utiliza para indicar un ajuste en la cuenta de un cliente que reduce su saldo.
- En la banca, una nota de débito notifica un ajuste que puede estar relacionado con las tarifas bancarias, como cargos por servicios o tarifas por cheques sin fondos.
- Las notas de débito se utilizan a menudo en la contabilidad para rectificar los sobrepagos de los clientes.
