Déjame hacer una predicción: recibes demasiados correos electrónicos todos los días, tienes problemas para responderlos y aun así revisas constantemente si hay correo nuevo y te inundan con correos electrónicos no solicitados que te distraen de los mensajes más importantes. Si esto te parece cierto, no estás solo. El trabajador estadounidense promedio recibe 120 correos electrónicos todos los días y solo responde a una cuarta parte de ellos. Aproximadamente el 20% de los correos electrónicos recibidos son «correos grises» no deseados que pueden pasar los filtros antispam y de seguridad y aterrizar en las bandejas de entrada de los usuarios. Perdemos mucho tiempo lidiando con el correo electrónico, el 28% de nuestro día: eso es casi tres horas por día. Y todas las predicciones indican que estos problemas seguirán creciendo.
Sintiéndome abrumado por el aumento en el número de correos electrónicos, adopté un enfoque simple para reducir la cantidad de correos electrónicos con los que debo lidiar todos los días, aumentando mi capacidad para mantener mi bandeja de entrada más pequeña y mejorando mi capacidad para manejar los mensajes realmente importantes. Permítame compartir este enfoque con usted con la esperanza de que usted también pueda obtener los mismos beneficios.
Aprovechando los potentes motores de reglas de los servicios de correo electrónico basados en la nube, solo permito que los correos electrónicos de dominios y remitentes que conozco lleguen a mi bandeja de entrada. Todos los demás correos electrónicos se envían a una carpeta separada que puedo revisar de vez en cuando (léase: semanalmente) y tratarlos en masa muy rápidamente. Esto significa que para mí, durante el último año, más de 16 000 correos electrónicos se han saltado mi bandeja de entrada. Sí, 16.000.
A continuación se detallan los pasos para implementar este sistema para administrar su bandeja de entrada. Los pasos son específicos para Oficina 365; sin embargo, los otros grandes proveedores de correo electrónico admiten pasos similares.
Pasos para gestionar tu bandeja de entrada
1. Primero, crea una nueva carpeta. Llamé al mío «Remitente externo». Esta será la carpeta a la que se enviará el correo electrónico si no cumple con las reglas que establecemos. Puede ver una captura de pantalla de mi carpeta a continuación que muestra que actualmente tengo 26 correos electrónicos en esta carpeta.
2. A continuación, configuremos nuestra regla inicial. Haga clic en el engranaje en la parte superior derecha para abrir el panel de configuración.
3. En la parte inferior de este panel, verá las palabras «Ver todas las configuraciones de Outlook». Tendremos que hacer clic en eso para acceder a la configuración de reglas.
4. Esto abrirá una nueva ventana, como se muestra a continuación. Seleccione la cuarta entrada en esa ventana, «Reglas».
5. Esto abrirá la lista de las reglas existentes que ya tiene en su lugar. Es posible que no se muestre ninguno en este momento. Vamos a crear una nueva regla, así que hagamos clic en «+ Agregar nueva regla» cerca de la parte superior.
6. Llame a la nueva regla «Remitentes externos».
7. Luego use el cuadro de selección «Agregar una condición» para elegir «Para» en la sección Personas cerca de la parte superior.
8. Ingresará su dirección de correo electrónico en el cuadro a la derecha, tal como se muestra a continuación. Esta regla se aplicará a todos los correos electrónicos que se envíen «Para:» usted.
9. Ahora agreguemos un par de acciones. Primero elija la opción «Mover a» y luego elija la carpeta que creó, «Remitente externo». Luego agregue otra acción, seleccione «Categorizar», seleccione «Nueva categoría» en el cuadro a la derecha y cree una categoría «Externa». En mi caso, opté por codificar también este color naranja. Su configuración debería ser algo como esto.
10 Ahora hemos creado una regla para que todos los correos electrónicos que se nos envíen se muevan a la carpeta «Remitente externo» y marquen cada correo electrónico con un indicador claro. Sin embargo, debemos dar un paso más importante, que es crear una excepción a nuestra regla. Aquí es donde ocurre la magia, ya que crearemos una lista de todos los dominios y direcciones de correo electrónico que queremos que permanezcan en nuestra bandeja de entrada.
Haga clic en el enlace «Agregar una excepción».
11 En el cuadro a la derecha, ingrese cualquier dominio y dirección de correo electrónico que sepa que desea permanecer en su bandeja de entrada. Por ejemplo, podría enumerar zdnet.com para que todos los correos electrónicos de este dominio lleguen a su bandeja de entrada. También puede enumerar direcciones de correo electrónico individuales. A continuación se muestra una pequeña muestra de mi regla.
12 Una vez que haya ingresado su lista inicial de excepciones, simplemente guarde la regla y ahora todos los correos electrónicos que se le envíen directamente tendrán esta regla aplicada. Si el correo electrónico no está en su lista de excepciones, se etiquetará y se moverá a su carpeta «Remitente externo».
Afinación
Descubrí que una vez que implementé la regla, me perdí varios dominios y direcciones de correo electrónico válidos que ahora aterrizaban en la carpeta «Remitente externo». Simplemente edité mi regla y agregué nuevas excepciones para evitar que esto ocurra en el futuro. Por supuesto, puede mover cualquier correo electrónico de su carpeta «Remitente externo» a su bandeja de entrada usted mismo. Al hacerlo, notará que la etiqueta de categoría permanecerá con el mensaje. Encuentro esto inmensamente útil como una guía visual cuando trato con direcciones de correo electrónico a las que quiero responder que no cumplen con los criterios de aterrizar directamente en mi bandeja de entrada.
Al principio, debe escanear su carpeta «Remitente externo» con frecuencia para asegurarse de no haber filtrado un correo electrónico incorrectamente hasta que haya ajustado su regla para manejar sus interacciones diarias de manera adecuada. Encontré que este proceso duró bastante poco y hoy tengo mucha confianza en que no vale la pena lidiar con lo que no llega a mi bandeja de entrada a lo largo del día.
Un par de veces a la semana abro la carpeta «Remitente externo» y reviso rápidamente la lista para ver qué podría ser importante. Si encuentro una excepción, puedo actualizar mi regla; de lo contrario, elimino todas a la vez.
Nirvana de correo electrónico alcanzado.
Ver también:
