Animar a cualquier grupo de empleados a marchar al paso es difícil. El proceso se vuelve aún más difícil si algunos miembros del equipo solo están presentes parte del tiempo.
En 2019, muchas empresas de marketing, medios o comunicaciones ahora dependen de colaboradores independientes. La economía de los conciertos puede parecer el camino del futuro, pero las marcas no siempre saben cómo integrar de manera efectiva a estos nuevos compañeros de equipo.
Ya sea que esté buscando encontrar nuevos talentos o que ya tenga colaboradores externos que lo ayuden, se beneficiará de un sistema de incorporación de trabajadores independientes. Piénselo de esta manera, proporcionar a los trabajadores autónomos los recursos adecuados les ayudará a crear un mejor trabajo y, en última instancia, hará que su trabajo sea más fácil. Para ayudarlo en el camino, he compilado una lista de verificación de seis pasos que cubre qué incluir.
1. Explicar la empresa y los objetivos comerciales
Los empleados de tiempo completo tienden a dar por sentado el mensaje de la marca. Lo rodean con tanta frecuencia que eventualmente olvidan cómo se manifiesta en el mundo exterior. Cuando trabaja con trabajadores independientes, no puede asumir que conocerán instantáneamente los matices de su negocio. El primer paso que debe tomar es educarlos sobre estos detalles básicos.
Los especialistas en marketing generalmente piensan en lanzar su discurso a los clientes potenciales, pero el mismo ejercicio podría ayudarlo aquí. Para crear y mantener una relación productiva, debe tener claro qué vende la empresa, a quién quiere llegar y cómo quiere lograr sus objetivos comerciales.
Puede reutilizar el contenido de recursos humanos existente (videos de marca, paquetes de bienvenida, cuestionarios de capacitación, preguntas frecuentes) para que los trabajadores independientes piensen como usted. Pero tenga en cuenta que debe pagar a los trabajadores independientes por este tiempo. Eso significa que una vez que haya aceptado trabajar con ellos, el contenido incorporado debe ser claro, actualizado y específico.
2. Presentar el equipo y la tecnología
Tenga en cuenta cómo presenta a los trabajadores independientes a los trabajadores de tiempo completo. El hecho de que no estén físicamente en la oficina no significa que debas mencionar los nombres de las personas en un correo electrónico grupal.
Si prevé que los trabajadores independientes trabajen repetidamente con trabajadores de tiempo completo, establezca breves llamadas individuales entre esas personas. Dígales a sus trabajadores independientes exactamente con qué frecuencia se espera que usen su equipo como recurso.
En cuanto a la tecnología, sea precavido y haga que sus trabajadores independientes se sientan cómodos con todas las plataformas que utiliza su equipo. En Contently, usamos nuestra propia plataforma, Asana, Buffer, Tweetdeck, WordPress y más para crear y administrar contenido. Si espera que los trabajadores independientes entreguen trabajo en una plataforma en particular, enseñarles beneficiará a todos. Si nunca antes han usado una pieza de software o si necesitan una actualización, únase a una llamada de pantalla compartida y guíelos a través de ella.
3. Establecer reglas para la comunicación
Antes de contratar a cualquier creador independiente, decida un sistema que incluya cómo se comunicará con ellos.
Una opción es dividir tu equipo de freelancers en niveles. Estoy en las listas de correo electrónico de varios editores cuando publican sus calendarios editoriales, pero otros solo me preguntan sobre mi disponibilidad por Gchat. Un par simplemente me envía comunicados de prensa y ofertas para entrevistas, y puedo elegir si muerdo o no.
Por supuesto, también está la cuestión de la mensajería instantánea y la comunicación con tus creadores de tiempo completo. En algunos casos, las marcas otorgan privilegios completos de Slack a los trabajadores independientes. En otros casos, los creadores a tiempo parcial estaban confinados a determinados canales. De cualquier manera, he visto suficiente evidencia para saber que es útil cuando los trabajadores independientes se unen a la cultura de la empresa. Captan los mensajes de la marca más rápido si pueden ver las discusiones internas.
4. Guía de estilo y guía de tono
¿Cuál es su postura sobre la coma de Oxford? ¿Hay alguna palabra o frase que los empleados no puedan usar? ¿Los activos visuales deben incluir ciertos colores? Enviar una guía de estilo a los trabajadores independientes les dará respuestas a todas las pequeñas preguntas creativas que ya conoces en la parte posterior de tu cabeza. A medida que tu marca evolucione, también deberías actualizarla de vez en cuando, respondiendo a las nuevas consultas de los freelancers.
Junto con la guía de estilo, también debe enviar a sus trabajadores independientes un discurso o una guía breve, que puede vivir como un PDF, presentación de Powerpoint o documento de Google. El formato no importa tanto como el contenido. Un profesional independiente no puede presentarle ideas de manera efectiva sin saber a un alto nivel lo que está buscando. ¿Desea conocer las fuentes previstas con anticipación o está más interesado en un tema cerrado? ¿Quiere que le entreguen propuestas el mismo día de la semana, por correo electrónico, o las acepta de forma continua?
Dígales exactamente cómo prefiere que le presenten, incluido el canal de comunicación que deben usar y la estructura que deben tener sus presentaciones.
5. Reúne un portafolio de éxitos pasados
Hay un montón de razones para archivar juntos tus mayores éxitos, pero la incorporación de freelancers es una de las más grandes. Si le dices a 10 nuevos empleados independientes que «lean los archivos», espera que dos o tres se vayan con la misma visión que tienes en tu cabeza.
Por otro lado, si tiene un directorio de artículos destacados, infografías y estudios de casos para elegir, les resultará más fácil ver las cosas a su manera. Si, por ejemplo, les pide que escriban una nueva versión de un contenido que siempre funciona para usted, ¡muéstreles el original! Dígales por qué funcionó, qué le gustaría que reutilicen y dónde le gustaría que agreguen material nuevo.
6. Pide retroalimentación
Notarás que muchos de mis consejos aquí provienen de experiencias personales como escritor independiente, reportero y editor. Esto se debe a que la comunicación saludable y la incorporación de freelancers provienen de valorar ambos lados de la relación.
Entreviste rutinariamente a sus trabajadores independientes de la misma manera que entrevista a sus clientes y busque comentarios de los trabajadores a tiempo completo. Si ha estado trabajando con un profesional independiente durante algunos meses, pídale que reflexione sobre el proceso de incorporación. ¿Entendieron la marca cuando empezaron? ¿Qué saben ahora que desearían que les hubieras dicho en ese entonces? El objetivo aquí es internalizar los comentarios y ajustar su sistema para servir mejor a los trabajadores independientes que se unan en el futuro.
La economía de los conciertos generalmente ha enviado algunos pilares de la cultura de la oficina al camino del dodo. Todavía es extremadamente raro invertir en conversaciones post-mortem con freelancers cuando finaliza un proyecto. Y cuando se separan de una marca, no suelen ser invitados a entrevistas de salida. Pero cuanto más integre a los trabajadores independientes en su empresa, mejor se alineará su producción con los valores de su marca.
